Hoy en día tener una oficina no solo es importante porque ofrece un espacio para realizar las actividades laborales, sino también porque ayuda a impulsar el rendimiento, la productividad y el ambiente laboral, al contar con la estructura y las herramientas adecuadas.
Es necesario que las oficinas promuevan la movilidad, la interacción y la comunicación entre los profesionales, para crear espacios más colaborativos, creativos y eficientes.
De igual modo, tener un lugar establecido ayuda a proyectar una imagen empresarial sólida, lo cual genera seguridad y confianza en clientes, proveedores e incluso futuros colaboradores. Las oficinas deben transmitir valores y emociones positivas para contribuir en la formación de relaciones laborales y de negocio duraderas.
Ahora bien, invertir en un espacio de trabajo puede resultar costoso para los negocios emergentes o incluso innecesario para aquellos que no requieren continuamente de un lugar físico. Sin embargo, actualmente existen alternativas inteligentes y funcionales, que permiten atender las necesidades de las empresas sin tener que invertir parte de su capital.
Las oficinas amuebladas son espacios adaptados con todos los servicios para poder desempeñar las tareas laborales, no obstante, también ofrecen zonas específicas para reuniones o juntas con clientes, proveedores o con los trabajadores.
1. Uso más eficiente del espacio
Las oficinas equipadas no requieren la compra de muebles o contratar servicios para poder establecer un área de trabajo; incluyen escritorios y sillas, así como archiveros y otras herramientas bien distribuidas para poder realizar las actividades cómodamente.
Además, hay oficinas individuales o para un mayor número de personas, para que todos puedan ocupar un espacio sin que se vea interferida la comunicación y actividades entre compañeros.
2. Ambiente profesional
Las oficinas amuebladas suelen ubicarse en business centers, espacios donde las empresas pueden disponer de todos los servicios requeridos para seguir creciendo. Esto quiere decir que no solo cuentan con la renta de oficinas, sino que también ofrecen alquiler de salas de juntas, atención telefónica y de asistencia, oficinas virtuales, servicio de cafetería y correspondencia, entre otros. Incluso pueden tener servicios de papelería, como engargolado, fotocopias e impresiones.
Al disponer de zonas específicas para organizar juntas o reuniones, las empresas transmiten credibilidad y una imagen corporativa estable, lo que permite entablar conversaciones privadas y con los materiales necesarios, como pantallas y proyectores, para realizar negociaciones o capacitaciones. Además, invita a que tanto clientes como colaboradores quieran ser parte de ese ambiente profesional.
3. Oportunidad de crecimiento
Los business centers tienen renta de oficinas amuebladas de distintos tamaños y con diferente distribución, lo cual permite que, si el equipo comienza a crecer, se pueda movilizar hacia un espacio con características más adecuadas. No obstante, algunas oficinas tienen la posibilidad de amoldarse de acuerdo con las necesidades del negocio, por lo que no se tendrá que hacer ningún desplazamiento para disponer de nuevas dimensiones.
4. Ahorro en costos
Como ya se mencionó, las oficinas amuebladas incluyen el equipo requerido para establecer un negocio, lo que a su vez representa un ahorro en costos a diferencia de las oficinas tradicionales.
Este tipo de lugares evitan que se tenga que contratar servicios básicos como luz y agua, conexión a Internet, servicio de limpieza o telefonía, al igual que la compra de muebles a la medida. Por lo tanto, los costos fijos se reducen, los servicios se adaptan al negocio, e incluso hay una mayor organización financiera.
Asimismo, al poder prescindir de este lugar en cualquier momento, no hace falta cancelar servicios, el pago que se hace a los business centres es por el tiempo que se haya rentado la oficina y todo lo que ésta incluye. Además, no hay que deshacerse o trasladar muebles y equipos, significando también un ahorro en tiempo.
5. Ubicación
La localización de una oficina es importante porque influye en las oportunidades de crecimiento para un negocio. Al elegir una zona de prestigio y adecuada para el giro de la empresa, permite atraer clientes potenciales y ocupar un lugar dentro de la competencia. Sin embargo, también se deben considerar a los clientes actuales, para buscar un lugar próximo a ellos y de fácil acceso.
Las oficinas amuebladas usualmente están ubicadas en zonas de negocios de alta influencia, por lo que cuentan con el transporte y las vías de acceso necesarias para facilitar el traslado. Además, mientras más cercana esté de los clientes las reuniones se agilizan.
6. Espacios iluminados
Además de estar diseñadas para facilitar la movilidad y la organización de las tareas, la arquitectura de las oficinas amuebladas permite el aprovechamiento de luz natural y un sistema de iluminación bien distribuido, lo que influye en la productividad y en el rendimiento de los trabajadores al crear espacios que aportan bienestar.
7. Aumentan el compromiso
Los beneficios de la renta de oficinas equipadas también están orientados hacia la retención del personal y el aumento del compromiso. Estas oficinas están diseñadas para facilitar la movilidad, la comunicación y la interacción entre compañeros, buscando impulsar el trabajo en equipo y fomentar un clima laboral positivo.
Además, deben ser espacios que estimulen la creatividad e impulsen la convivencia para generar lazos emocionales, lo cual lleva a un aumento en el compromiso y a crear un sentido de permanencia.
Cada vez más la renta de oficinas equipadas se vuelve una alternativa para los negocios, puesto que significan un ahorro de tiempo y dinero en la búsqueda y establecimiento de un lugar fijo. Estas oficinas listas para utilizarse ofrecen beneficios internos y externos que permiten impulsar el crecimiento de las empresas y mostrar su potencial frente a clientes y competidores.
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