Las finanzas empresariales tienen que ver con la planeación y la administración de los ingresos y egresos del negocio. Estos son importantes porque el crecimiento de una empresa siempre va a depender del estado de sus finanzas, por lo que debe contar con un plan que especifique en qué se va a gastar y en qué se van a invertir las ganancias.
Básicamente, existen dos tipos de gastos para las empresas: fijos y variables. Pagos como el alquiler, cuentas de servicios eléctricos, internet y salarios, son ejemplos de costos fijos y calcularlos es sencillo porque se mantienen iguales cada mes.
Por su parte, los costos variables están relacionados directamente con la producción de la empresa como por ejemplo materias primas, pago de comisiones y mantenimiento de maquinaria, entre otros. El cálculo de los gastos variables puede ser un poco más complejo, aunque no imposible.
Los empresarios y emprendedores deben conocer y aplicar la mejor optimización financiera para mantener a su negocio generando ganancias.
Controlar gastos empresariales es fundamental para que los empresarios mantengan unas finanzas sanas. Esto se logra mediante una planeación detallada donde el objetivo sea aumentar ingresos y disminuir gastos del negocio.
Existen 5 acciones esenciales para conseguir que el negocio pueda prosperar optimizando cada peso que se invierte en él.
Cada año, es necesario estructurar un plan de control de gastos por escrito. Aunque este plan puede ser simple, apegarse a él podría no ser tan sencillo y por eso el empresario debe ser muy metódico para lograrlo. El plan debe incluir un registro detallado de ingresos y egresos, así como un reporte mensual de costos fijos y variables.
Estos documentos permitirán al empresario realizar un análisis regular de sus finanzas para poder identificar gastos innecesarios y otras posibles fugas de capital.
Se recomienda que el área administrativa o el emprendedor, utilicen los registros mensuales de años anteriores que ayudarán en su planificación y a poner metas específicas de los ahorros que se quieren lograr.
Aunque los costos variables no pueden predecirse con exactitud, es posible y necesario hacer un cálculo global para evitar que superen el presupuesto anual y mensual de la empresa. Una forma de realizar este cálculo aproximado es revisando las finanzas de los últimos dos o tres años y ver cuánto dinero se ha destinado para cubrir los costos variables.
Ya que este tipo de gastos habrán presentado diferencias cada mes, se pueden tomar los meses o periodos con mayores costos variables y utilizarlos como referente para calcular el promedio mensual de este año. Es aconsejable inflar el presupuesto para estar preparados y evitar problemas económicos para la empresa.
Si se realizó un cálculo mensual adecuado y tuvo la precaución de inflarlo, lo más seguro es que el gasto real sea menor de lo proyectado. Ese dinero sobrante debe destinarse directamente a una cuenta de ahorros para contar con un capital en caso de imprevistos.
De esta manera, en caso de accidentes, viajes de negocios o de querer invertir en equipo y capacitaciones para el crecimiento y profesionalización de la empresa, el dinero acumulado en la cuenta de gastos variables puede salvar al empresario de un préstamo bancario y del correspondiente pago de intereses.
Un recurso muy efectivo para lograr un control de gastos real para pequeños empresarios y emprendedores es la externalización de costos. Hay distintos recursos para hacerlo, ya sea por medio de contratos de outsourcing para determinados proyectos o con de la renta de oficinas equipadas.
Si el empresario decide rentar oficinas equipadas, estaría ahorrando gastos fijos como luz, internet y gas, así como de los variables, como el mobiliario de oficina. Además, a diferencia de una oficina propia, no se requiere de inversión inicial y se adaptan a las necesidades de cada empresa. Una buena opción son los centros de negocios IZA BC, que cuentan con planes accesibles y flexibles: el empresario puede decidir si necesita rentar por día, semana, mes o año, para reducir aún más los gastos fijos de la empresa.
En el caso de pequeños empresarios, es común que las finanzas personales no se lleven aparte de las finanzas de la empresa. Este error es más común de lo que podría pensarse y se debe a que muchos negocios de este tipo iniciaron a muy pequeña escala, incluso a veces como hobbies, y generaban muy pocas ganancias.
Sin embargo, si esta costumbre se mantiene cuando el negocio ha crecido y se toma dinero de la empresa para gastos personales, el emprendedor no podrá controlar las finanzas empresariales de manera efectiva y no tendrá oportunidad de reinvertir para hacer crecer su negocio.
Una solución es incluir el pago de un salario para el dueño de la empresa dentro de los gastos fijos y ser disciplinado para no tocar el dinero de la empresa. Esto le permitirá solventar los gastos de su hogar tranquilamente y a la vez controlar gastos empresariales con éxito.
Los gastos variables no tienen por qué ser un factor de desequilibrio para las finanzas de las empresas. El empresario puede hacer un cálculo mensual y realizar las acciones antes mencionadas para lograr el crecimiento sostenido de su empresa.
En resumen, una buena administración financiera se logra haciendo los presupuestos por anticipado, llevando las finanzas personales de forma separada, externalizando costos por medio del outsourcing y de la renta de oficinas amuebladas.