La optimización del tiempo laboral es un tema que preocupa a mucha gente, en niveles directivos o gerenciales. Lograr incrementar la eficiencia a través de un buen manejo del tiempo es fundamental para conseguir las metas que se propongan.
Hay muchos motivos de por qué la productividad baja. A veces, las empresas se enfocan en actividades que no cumplen objetivos indispensable en lugar de enfocarse en la realización de tareas importantes; o los empleados tienen un mal manejo del tiempo y no alcanzan a cumplir sus labores en el plazo que corresponde.
Cualquiera sea el caso, es fundamental tener control y administración del tiempo para organizar la carga laboral y lograr el crecimiento personal, profesional y de la empresa. Por eso, a continuación, damos 6 consejos para alcanzar la máxima optimización del tiempo en el trabajo.
¿Cómo hacer una optimización del tiempo?
1. Planificar las actividades y metas
La planificación de las tareas a realizar puede ahorrar grandes cantidades de tiempo en la ejecución de estas, alguien que utiliza unos minutos antes de comenzar para pensar cómo va a realizar las labores que le corresponden ese día, puede ahorrar mucho más tiempo que alguien que improvisa la realización de sus labores y comete una mayor cantidad de errores en el proceso.
También es importante planificar la semana por adelantado para tener una lista de actividades para cada día, de esta forma no se debe decidir cada mañana lo que se debe hacer o arriesgar hacer tareas menos importantes dejando las más urgentes para más tarde, creando caos y ventanas más limitadas de tiempo.
Por último, es bueno organizar las metas u objetivos que se quieren alcanzar en la semana o por día; darse plazos realizables para finalizar tareas específicas ayudará a no perder el tiempo.
2. Priorizar y organizar las tareas
Una vez organizada la semana, se recomienda comenzar cada día priorizando las tareas que están en la lista. Para esto se puede utilizar un sistema bastante simple: sólo se debe diferenciar las tareas urgentes de las importantes.
Primero se realizan las urgentes (lo que debe solucionar lo antes posible), luego lo importante (que no debe realizarse de inmediato, pero debe realizarse), y por último lo que no es importante ni urgente. Al priorizar de esta forma las tareas, con el tiempo se hará más fácil decidir qué hacer primero y se logrará una mejor optimización del tiempo y se alcanzarán los objetivos establecidos.
3. Eliminar distracciones
En el día laboral, se pierde tiempo en actividades que parecen ser importantes para el trabajo, pero no lo son: las llamadas telefónicas y los emails por ejemplo, que aunque son parte del trabajo, pueden hacer perder valiosos minutos si no se organiza el tiempo que dedicamos a ellos. Un estudio demostró que en la oficina se revisa más de 20 veces por hora el correo electrónico convirtiéndolo en uno de los más grandes distractores de la jornada laboral.
Por eso, es bueno establecer un momento en el día para contestar los emails recibidos. Si es absolutamente necesario, puede ser revisado una vez cada una hora, pero solo contestar los mensajes urgentes o de extrema importancia. Lo mismo sucede con las llamadas: es mejor designar un momento en el día para realizarlas para no destinar tiempo de otras labores importantes para llamar por teléfono. También, limitar la cantidad de reuniones inútiles o poco productivas, ayuda muchísimo a lograr la optimización del tiempo laboral.
4. Utilizar la nueva tecnología
No es ningún secreto que la tecnología nos puede hacer la vida más fácil, por eso existen muchas opciones de aplicaciones o programas que ayudan con la organización del tiempo y a lograr objetivos. Puede dar un poco de temor al comienzo utilizar estas herramientas, pero son sencillas de usar y de verdad pueden mejorar muchísimo a optimizar el tiempo y aumentar la productividad.
Muchas se pueden sincronizar en la computadora o en el teléfono y, además, pueden mandar recordatorios para que no se olviden las tareas o los plazos por cumplir.
5. Ser flexible
Al tener una agenda bien ordenada y todas las tareas de la semana en un horario específico, es fácil sentirse abrumado cuando no se puede cumplir con las metas impuestas. Por eso es importante ser flexible con el plan de trabajo y entender que este es más bien una guía y no que debe cumplirse al pie de la letra.
Por mucho que se intente, no se puede controlar todo y siempre pueden surgir imprevistos o emergencias que hacen que tengamos que cambiar de prioridades. Si esto sucede, solo se puede reorganizar el tiempo y seguir trabajando. Es recomendable dar una pequeña ventana de tiempo en la agenda del día para cubrir imprevistos, de esta forma se está preparado para cualquier cosa.
6. Dar importancia al descanso
Por último, es importante recordar que todos somos humanos y necesitamos tiempo para descansar. Si se trabaja mucho tiempo, el cerebro se cansa y este requiere mucho más esfuerzo para realizar tareas simples, y por lo tanto se gasta más tiempo.
Hay una técnica llamada "Pomodoro" que consiste en realizar una tarea cada 25 minutos y luego descansar 5 minutos; cada cuatro "pomodoros" se puede descansar 15 minutos, pero es importante que en cada intervalo de 25 minutos la concentración debe ser total en la tarea que se realiza.
Esta es una buena técnica para mantener el cerebro despierto y se puede personalizar a las preferencias de cada persona.
En suma, la máxima optimización del tiempo laboral y el aumento de la productividad son posibles, pero se debe trabajar en equipo para lograrlo.
Cada uno debe poner su grano de arena para limitar el desperdicio de tiempo, como mermar lo más posible la cantidad de emails innecesarios, o los breaks de café en días con más carga laboral; todo aporta para hacer del espacio de trabajo un lugar eficiente y agradable para todos. Solo de esta forma, organizados y unidos, se puede ser dueños de nuestro tiempo y futuro.
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