Una de las situaciones más frustrantes y comunes del mundo laboral, es tener que pasar horas en una junta de trabajo sin siquiera llegar a resolver todos los puntos pendientes.
Se suelen sabotear las reuniones de trabajo de muchas maneras. A continuación se revisarán las más comunes para aprender a identificarlas y, con ello, mejorar la productividad.
Una reunión debe estar bien estructurada y seguir tiempos establecidos. Idealmente, la reunión no debe extenderse más de 30 minutos y esto solo es posible cuando se cuenta con un moderador que se apegue a las reglas.
El moderador se encarga de recordar los puntos de la orden del día para evitar que se pierda tiempo tratando de resolver puntos que no estaban contemplados.
También se debe procurar que todos tengan oportunidad de participar de igual forma y respetar los tiempos para tomar la palabra.
Cuando se invitan personas de más a las salas de junta, se retrasa el ritmo de las reuniones por tener que poner al tanto al personal de otras áreas sobre cuestiones que les son ajenas.
Además, la comunicación se entorpece cuando se cuenta con demasiadas opiniones. Entre menos personas acudan a una reunión, más ágil será la toma de acuerdos y decisiones.
Las reuniones son para resolver asuntos específicos, como tomar decisiones o presentar avances de algún proyecto, pero no deben usarse para trabajar.
Cada actividad de la empresa debe ser desarrollada por personal del área correspondiente, lo que menos se necesita es tener opiniones diversas que pueden entorpecer el trabajo. Incluso redactar un documento simple puede tomar horas cuando no se hace a solas.
Si se convoca a las salas de junta sin haber enviado previamente la orden del día, seguramente se habrán gastado los primeros diez o quince minutos para explicar el motivo de la reunión.
Enviar la orden del día por anticipado agiliza la comunicación porque todos llegan preparados y con propuestas concisas.
Es necesario documentar la lista de asistentes, los puntos tratados y las decisiones tomadas en la reunión.
También es de suma importancia que, por cada decisión o proyecto, se registre el nombre de la persona responsable para llevar a cabo las actividades correspondientes y una fecha de entrega, pues solo así se puede asegurar su cumplimiento.
La reunión debe alinearse con los valores de la empresa. Por ejemplo, si uno de los valores es la comunicación, hay que cuidar que ésta sea clara en todo momento.
Se debe hacer especial énfasis en la puntualidad y seriedad en todo momento, para que los asistentes respeten los lineamientos y la reunión sea realmente productiva.
Antes de finalizar, es necesario dedicar unos minutos para repasar qué objetivos se han logrado con la reunión y qué asuntos han quedado pendientes.
Es importante que todos los participantes sean conscientes de esto para saber que la reunión ha sido útil y la perciban como un evento fructífero y no como una pérdida de tiempo.
Se han mostrado algunos de los vicios más comunes que pueden sabotear las reuniones de trabajo y afectar la productividad de una empresa.
Cuando una reunión no se guía por reglas, se corre el riesgo de que se extienda durante horas y se comiencen a abordar puntos fuera de lugar.
¡El equipo de trabajo agradecerá la correcta organización de reuniones!