Eligiendo un software de contabilidad para la empresa

Las empresas se enfrentan a constantes retos e innovaciones en lo que respecta a la gestión de sus finanzas, entre los cuales destaca la elección del software contable. 

En el mercado hay varias soluciones al respecto. Pero, como sucede con cualquier producto o servicio, se deben elegir las que mejor se adapten a las necesidades y formas de financiamiento de la empresa, especialmente si se tiene en cuenta que las finanzas son un asunto delicado y la importancia de la contabilidad para alcanzar los objetivos de negocio.

Para realizar la mejor elección, los directivos de las empresas deben considerar las siguientes claves. 

1. Debe adaptarse a las necesidades de la empresa

Toda empresa tiene sus finanzas personales y necesidades contables propias, por este motivo los directivos deben ser conscientes que de nada sirve adquirir un sistema con mil funcionalidades que su negocio no requiere para la gestión de la contabilidad. 

Por lo tanto, antes que cualquier cosa, los directivos tienen que pensar en proveedores capaces de ofrecer paquetes de funcionalidades aptos para satisfacer esas necesidades: registro de asientos contables, generación de estados financieros, exportación de archivos listos para enviar al SAT, carga masiva de datos, entre otros).

No hay razón para adquirir más herramientas y terminar pagando por algo que no se va a usar. 

2. Debe mostrar alta usabilidad

Complejidad no es sinónimo de calidad. Los sistemas deben ser simples y funcionales para permitir el uso de todas sus herramientas de manera sencilla y rápida.

El software contable está pensado para simplificar el trabajo del departamento de contabilidad y ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de negocio.

Por lo tanto, no debe tener módulos complejos ni manejar datos irrelevantes. Mientras más fácil sea de operar, mayor será el beneficio que reporte. 

3. La integración es importante 

México es el segundo país, a nivel mundial, que más comprobantes fiscales emite según datos de la Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación. El CFDI es una realidad ineludible. Y una buena manera de optimizar su gestión es integrando el sistema de facturación al software contable.

De esa manera las transacciones soportadas con documentos tributarios digitales ingresan directamente al sistema, facilitando así su contabilización y todas las tareas referentes a la liquidación de impuesto. 

4. Tiene que garantizar escalabilidad

Las empresas no son estáticas. Por lo general, crecen a medida que ejecutan sus planes estratégicos.

Por eso el software contable, al igual que otros sistemas y herramientas de colaboración de vanguardia, tiene que ser capaz de crecer con el negocio y sumar funcionalidades y características a medida que este las va requiriendo. 

5. El soporte cuenta

El soporte es fundamental a la hora de adquirir software o herramientas de colaboración, puesto que marca la diferencia entre superar rápidamente las contingencias (sin afectar los flujos de trabajo) o quedarse atascado en ellas y sufrir las consecuencias negativas derivadas de ello.

6. La seguridad de la información es vital

La información gestionada en el área contable es de carácter “delicado” o confidencial porque refleja la salud financiera del negocio.

Es importante que el proveedor del servicio garantice que toda esa data se encuentra totalmente protegida, tanto de otras personas como de eventuales pérdidas o daños.

7. Complejidad de la implementación

Entre más rápida y económica sea la implementación del sistema, mejor. 

Para concluir, cabe destacar la relevancia de este tipo de herramientas especialmente en el sector de emprendimientos o pequeñas y medianas empresas, en donde el ahorro en costos es extremadamente importante, así como también la necesidad por una mayor movilidad y flexibilidad en uso de las plataformas, permitiendo a su área contable operar desde cualquier lugar y en cualquier momento.