La ubicación de oficina puede significar el éxito o fracaso de un negocio. Si está en una zona poco transitada es probable que la capacidad de atraer clientes potenciales disminuya, mientras que si está en un lugar de difícil acceso puede afectar la comunicación con sus proveedores y sus clientes.
Por esta razón, es importante que toda empresa o negocio pueda localizarse fácilmente y tenga vías de tránsito accesibles, aspectos que motivarán tanto a empleados, como socios y clientes a entablar relaciones con su marca.
Aunque no lo parezca, la imagen de un negocio se ve influenciada por el lugar donde se ubica. Las condiciones del barrio pueden afectar la percepción que tienen los clientes sobre la calidad del producto o servicio, por lo que es necesario que transmita confianza y seguridad.
También es importante que las instalaciones muestren profesionalismo, ya que será la carta de presentación que le dará formalidad a los proyectos.
Para que las empresas obtengan las ventajas de una buena ubicación, es importante que primero realicen un análisis , de esta manera podrán elegir un sitio que sea rentable y que a su vez beneficie a los trabajadores:
Es necesario que se tome en cuenta la cantidad de empleados de los que se dispone, ya que de esto dependerá el tamaño de la oficina. No importa si está ubicada en una excelente zona, si no tiene el equipo y las instalaciones necesarias para que los colaboradores puedan realizar sus actividades, la eficiencia y productividad de la empresa disminuirá.
Por tal motivo, es importante buscar espacios que ofrezcan los recursos necesarios para desarrollar las actividades del negocio, que estén bien distribuidas, y que se puedan adaptar según las exigencias de este. Incluso, se debe revisar que tengan áreas específicas para llevar a cabo reuniones con clientes o tener encuentros con el equipo de trabajo.
La hora de entrada y salida de tus trabajadores es otro punto que se debe tomar en consideración. Para que los empleados estén a tiempo en las oficinas y sean más productivos, deben poder desplazarse fácilmente de sus casas a las oficinas y, de ser posible, reducir las horas que se hacen de camino.
Se tiene que considerar que hay zonas de la ciudad que no disponen de transporte a ciertas horas del día, por lo que, si la empresa requiere que los colaboradores cumplan un horario fijo, la ubicación debe favorecerles.
Considerar el horario también es importante porque así los clientes sabrán a qué hora pueden dirigirse a las oficinas, beneficiando así la resolución pronta de proyectos y la posibilidad de entablar nuevos negocios.
Dependiendo del sector del negocio será necesario darle prioridad al tránsito peatonal o automovilístico, a la presencia de otros comercios o al tipo de público que se mueve en ese entorno. No es lo mismo buscar una ubicación para una empresa de marketing, donde sus actividades son muy dinámicas y requieren estarse desplazando, a una empresa de finanzas que requiere espacio para recibir a sus clientes.
Una vez que se han evaluado las necesidades del negocio, hay aspectos generales que se tienen que tomar en cuenta para elegir la ubicación de oficina, mismos que están relacionados con los puntos anteriores.
El primer paso es identificar la zona donde hay mayor demanda de productos y servicios como los que ofrece la empresa, ya que esto ayudará a aumentar la atracción de nuevos clientes. Debe haber suficiente necesidad por parte de las personas, para que la empresa sea una alternativa para satisfacerla. Analiza cuántos clientes potenciales hay y si la cantidad la vuelve una zona óptima para establecerse.
Para que el crecimiento del negocio no se vea afectado, es necesario investigar cuánta competencia hay en el entorno, qué tan fuerte es, qué cantidad de personas la conocen y si se puede ofrecer algo mejor que ellos. En caso de que no haya otra empresa igual, también se deben evaluar los motivos por los que no se han establecido, ya que se podrían prevenir algunas desventajas de la ubicación.
Elegir un lugar que tenga medios de comunicación y transporte accesible facilitará la logística de la empresa. Para esto es necesario tomar en cuenta los procesos de producción y operación. También habrá que considerar que haya vías suficientes para que se pueda llegar por transporte público o privado, así como los horarios de uso. Es recomendable que cuente con estacionamiento para los clientes que llegan en auto.
Mientras más cerca se tenga a clientes y proveedores la comunicación y la interacción de las empresas es más rápida. Se pueden programar visitas urgentes, agilizar el abastecimiento de insumos y ahorrar en costos de transporte. Por otra parte, contribuye a fomentar la lealtad de los clientes, al poder ofrecerles un mejor servicio con atención inmediata.
Además de poder llegar sin complicaciones, es necesario que sea visible. Hay que elegir una ubicación frente a las avenidas principales y que tenga fácil acceso, para que tanto clientes y proveedores no tengan problemas por encontrarlo e ingresar.
Otro punto a considerar es el estar cerca de comercios y restaurantes. Esto permite que los empleados puedan moverse en el entorno para comer o realizar otras actividades, y volver al trabajo. También es útil para programar citas con clientes y proveedores en espacios céntricos para ambos.
Por último, para definir la ubicación de oficina ideal, también hay que revisar qué tanta oferta y demanda laboral hay. Si son varias las empresas las que buscan empleados con características similares, probablemente se complique adquirir nuevo talento cerca de esa zona que sea escogida.