Aunque las computadoras han aumentado dramáticamente nuestra eficiencia, también han potenciado al máximo nuestra distracción. De acuerdo con una encuesta realizada por Salary.com, 90% de los trabajadores pierde por lo menos media hora cada día de trabajo, sin incluir la hora de la comida ni descansos programados.
El internet y el correo electrónico ofrecen grandes distracciones a cada minuto y a cada hora, que se nos hace casi imposible enfocar toda nuestra atención en tareas más importantes. En un punto claro: es difícil establecer los límites y enfocarse en una sola cosa.
Gretchen Rubin, autor del bestseller The Happiness Project colabora junto con David Allen, especialistas en productividad y administración del tiempo en la oficina, para realizar esta lista de tips y sacarle mejor provecho a tu día en tu oficina en México:
La tecnología es un gran siervo, pero un amo terrible. David Allen dice que si responder o leer un correo tarda menos de dos minutos, siempre debes hacerlo de inmediato. Si la tienes, desactiva esa alerta parpadeante en tu pantalla que aparece cada vez que recibes un mail. Envía menor para recibir menos: Mantén la brevedad en tus correos electrónicos y escribe una cantidad menor de ellos. Si es posible, sólo revisa tu correo en horarios establecidos durante el día.
No tienes que sentarte en flor de loto y meditar, pero sí puedes caminar un par de cuadras o simplemente tomarte unos minutos lejos de la pantalla de la computadora para mantenerte más fresco mentalmente y enfocarte en tu trabajo.
David Allen dice que todos deben tener una forma organizada, clara y sencilla de escribir todo lo que necesitan recordar. De esa manera no tendrás que permanecer despierto en la cama por las noches tratando de recordar algo crucial que estas seguro de haber olvidado. Los expertos en productividad dicen que debes tener varias listas, incluyendo una corta de una a tres cosas que indiscutiblemente tienes que hacer cada día. Delega todo lo que puedas y sé realista sobre lo que puedes lograr razonablemente en un día. No te sabotees tú mismo redactando una agenda irrealmente larga.
El objetivo de la administración del tiempo es liberarte para enfocarte en ideas más profundas. Trata de programar periodos de tiempo creativo a lo largo del día, si puedes silencia el timbre del teléfono, cierra la puerta (o usa unos audífonos con cancelación de ruido) y evita el correo electrónico.
Sé implacable sobre la protección de tu tiempo. Di no a todas las reuniones que no sean realmente necesarias.
Haz sólo una cosa a la vez y trabaja en esa tarea en ráfagas de hasta una hora.
Pasa los últimos 15 minutos de cada día ordenando tu escritorio. Deshazte de lo que no es necesario y guarda lo que sí lo sea. David Allen recomienda tocar sólo un trozo de papel a la vez. Valora su relevancia, actúa en consecuencia y ve por el siguiente.
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Fuentes:
Adams, S. (2015, abril) 7 Tips para administrar mejor tu tiempo en la oficina. Recuperado el día 3 de mayo de 2016 desde http://www.forbes.com.mx/7-tips-para-administrar-mejor-tu-tiempo-en-la-oficina/
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