Los procesos dentro de las empresas están experimentando un cambio profundo con la transformación digital. Lo que hasta hace poco funcionaba bien, hoy ha quedado obsoleto; por lo cual, se deben integrar nuevas tecnologías que sean escalables y flexibles para adaptarse a mercados en constante evolución.
En cierta medida, quien define las reglas de esta transformación digital es el cliente, ya que en los últimos años su comportamiento de consumo ha cambiado y, además, se encuentra a la espera de experiencias personalizadas y relevantes.
Asimismo, la generalización en el uso del Internet y dispositivos móviles han dado paso a una sociedad hiperconectada y digital. Las pautas que rigen a esta nueva era son la inmediatez, la globalización, las disrupciones y la automatización.
Por estas razones, las empresas deben poner en marcha un plan de digitalización para mantenerse competitivas, ser más eficientes y productivas. Pero, este proceso no solo implica un cambio tecnológico, sino también un cambio dentro de la cultura organizacional y el modelo de negocio.
En este caso, si se requiere incrementar la productividad y proporcionar una experiencia de cliente satisfactoria, es necesario apoyarse en herramientas tecnológicas que permitan automatizar las tareas repetitivas del área de ventas, con lo cual los vendedores puedan concentrarse en acciones de mayor valor.
A continuación, se mencionan algunas de las ventajas que ofrece el proceso de automatización en los análisis financieros para el departamento de ventas.
Con esta tecnología es posible optimizar y agilizar las tareas del equipo de ventas, ya que la información relevante del cliente es de fácil acceso. Así, el equipo invierte un tiempo menor en buscar datos de contacto, históricos de comportamiento, reportes y proyecciones de venta, finanzas personales, entre otros. Todo esto encaminado a incrementar la productividad.
Una de las funciones de la automatización en ventas es difuminar la línea que divide a dos departamentos que deben trabajar en sintonía para obtener mejores resultados: marketing y ventas.
La información recopilada de las interacciones con el cliente y su historial se almacena en la base de datos y se actualiza en tiempo real, siendo accesible para ambos equipos. De esta forma, mantienen una mejor comunicación y pueden dar continuidad a la relación con el cliente.
Por ejemplo, al momento en que ventas recibe al prospecto con el que marketing ha trabajado, tiene acceso a la información sobre las conversaciones que se han tenido en distintos medios y las estrategias implementadas, con lo cual es más sencillo adaptar las estrategias de ventas que se ajusten al cliente y sus necesidades.
Con esta función, el equipo ahorra tiempo al vender con tan solo unos cuantos clics, ya que la organización de tareas diarias se programa por separado y los agentes de ventas pueden acceder a una base de datos de productos centralizada.
Conforme la base de datos crece, se pueden identificar comportamientos de compra, patrones en el mercado, puntos críticos en el buyers journey, decisiones detrás de las compras y otras actitudes que permiten predecir y anticiparse a las necesidades de los clientes.
Un software de automatización de ventas ofrece información completa sobre el seguimiento y resultados de las campañas, con lo cual se identifican tendencias que permiten implementar mejoras. Se obtienen reportes de fácil lectura en formatos como gráficos y tablas sobre diversas métricas y KPI. Estos informes pueden ser personalizados para adaptarse a las necesidades de cada empresa.
Existen muchos tipos de software para la automatización de ventas, desde herramientas básicas gratuitas hasta CRM (Customer Relationship Management) que permiten monitorear el comportamiento de los leads durante su recorrido por el embudo de ventas.
Dentro de los CRM existen herramientas y plugins que ayudan a organizar y agilizar tareas rutinarias del proceso de ventas. Por ejemplo.
Para impulsar la compra, se envían secuencias o cadenas de email de acuerdo con la posición de los leads o clientes potenciales en el embudo de ventas. Una herramienta de automatización de marketing puede identificar quiénes tienen mayor posibilidad de convertirse en clientes.
En sí, no se envían los mismos mails a alguien que recién se suscribió al newsletter que alguien que ha visitado el sitio web en múltiples ocasiones y ha mostrado interés por un producto en particular. El primero necesita ser educado para que conozca mejor la marca y la empresa, mientras que el segundo está casi listo para comprar y necesita motivación, por ejemplo, una oferta semanal que propicie iniciar una conversación encaminada a la venta.
En el caso del cliente más avanzado en el embudo de ventas, es conveniente la intervención humana para elegir la secuencia de correos más adecuada según su caso.
Los tasks son muy útiles para la organización de los integrantes del equipo, ya que se programan tareas relacionadas con determinado cliente y que aparecen en la cronología de registros asociados. Por ejemplo, un task puede mostrarse como "Llamar mañana después de las 11:00AM".
Los recordatorios programados en el calendario pueden enviar alertas al dispositivo móvil o email en la fecha y hora seleccionada.
Como cualquier nueva tecnología a implementar en una empresa es necesario primero analizar y decidir cuáles procesos son susceptibles de ser automatizados para eliminar cargas al equipo de ventas, como el registro de nuevos clientes, actualización de inventarios, gestión de comisiones a vendedores, y más.
De hecho, se puede iniciar con procesos sencillos para que los empleados no resientan el cambio de forma drástica y más adelante incrementar el nivel de automatización. Realizar un análisis al equipo de ventas servirá para identificar qué áreas requieren mejoras.
Con las herramientas de automatización es más sencillo alcanzar los objetivos, así como crecer las ventas a favor de la empresa y proporcionar una experiencia de cliente exitosa.