Ya sea en una reunión privada, conferencia o capacitación, la sala de juntas representa una extensión de la imagen y el trabajo coordinado para las empresas.
En general, los despachos son pequeños y no están adaptados para necesidades tecnológicas (como proyectar algo) con los clientes y mucho menos, para reunir a una serie de personas a tratar un tema en particular.
Al ser espacios completamente equipados y amueblados traen consigo beneficios como áreas ergonómicas para atraer a los clientes, ya que algunas cuentan con ubicaciones privilegiadas adaptadas para ellos y para el cierre de un negocio, reunión, presentaciones y un sinfín de bonificaciones.
A continuación, se darán algunos beneficios de la renta de sala de juntas y consejos para elegir la mejor.
El empresario no sólo se ahorra tiempo y espacio, posibilita a su compañía disminuir los gastos imprevistos como material y distribución de los espacios.
Asimismo, la ubicación resulta ahorro de tiempo en traslados y más cuando es un Business Center con diferentes puntos, pues se puede acceder a toda una red.
Por lo regular, la sala de reuniones ofrece equipo de última tecnología para llevar a cabo una junta de negocios o capacitación con mejores herramientas y usabilidad en comparación a una tradicional.
Se goza de cañones para proyectar, videollamadas, clima, iluminación optima, Wi-Fi de alta velocidad, pantallas de plasma y proyección e incluso servicios exclusivos como servicio de recepción para asistentes.
Las salas de juntas representan una imagen corporativa profesional para el cierre de un trato de negocios, por ejemplo. Algunas son amplias, equipadas con mobiliario elegante y ergonómico, cuentan con servicio de Coffe Break y atención personalizada, como en el caso de los Business Centers.
La posición geográfica en la que se encuentran es un factor de éxito, como estar sobre corredores, ciudades y edificios sustentables, ya que les permite una mayor probabilidad de cerrar un negocio. Otra ventaja es la reducción de traslados y la eficiencia del tiempo de la empresa y los colaboradores.
Parece ser el lugar menos indicado, pero el networking no deja de ser un encuentro entre profesionales. Por ejemplo, un meeting o curso para atraer clientes en una sala de reuniones es perfecto para comenzar a organizar encuentros y conseguir aliados, clientes e incluso colaboradores para la organización.
Algunos espacios adaptados como sala de juntas, no son flexibles en horarios u espacios. Esto se debe a que se encuentran compartidos con otras empresas en un mismo edificio, por ende, casi siempre están ocupados.
Por tanto, una sala de juntas de un Business Center tiene como ventaja mayor capacidad para calendarizar en el momento deseado y para todas las personas, sean muchas o pocas.
Ahora que ya se conocen algunos de los beneficios de estos espacios, se darán algunos consejos clave para aprovecharlos al máximo.
Funcionalidad. No sólo se puede aplicar para una reunión con clientes, su funcionalidad permite organizar capacitaciones, presentaciones, evaluaciones de resultados, y un sinfín de aplicaciones para la mejora continua de la empresa.
Elegancia y sobriedad. Se debe evitar las distracciones y trabajar en un espacio con downlights, lámparas o tubos led para lograr una buena iluminación y bajo consumo. Asimismo, mobiliario funcional y algunas plantas para dar sensación de serenidad y relajación.
Espacios aislados. Es vital la concentración en reuniones, presentaciones y capacitaciones, por ello buscar salas fuera del ruido exterior son ideales para rentar. Sólo se debe contar con la ventilación correcta para que el calor u otro factor exterior al sonido permee para desconcentrarse.
Limpieza y orden. Contar con un espacio hialino, limpio y en orden sirve para mejorar las tareas y la concentración.
Tecnología adaptada a las necesidades. En algunas ocasiones la sala de juntas cuenta con herramientas que no son compatibles como cables, controles o pantallas no compatibles con el sistema de cómputo. Por ello, se tiene que asegurar la compatibilidad de la tecnología con el espacio.
A través de 33 centros de negocios a nivel nacional, con IZA BC se podrá acceder a una extensa red de salas de reuniones con todos los beneficios antes descritos. Asimismo, hay diferentes tipos para cada necesidad como:
Si lo que se quiere es organizar una pequeña junta de negocios es la opción, pues tiene una capacidad de 2 a 6 personas.
Es elegante y ergonómica. Está pensada para 8 o 10 personas.
Una reunión grande o capacitación de un equipo de trabajo empresarial es una excelente idea para este espacio y está adaptada para 16 colaboradores.
Si el propósito es atender visitas de manera informal y por breve periodo es la ideal.
Por su capacidad de hasta 50 personas se pueden realizar grandes reuniones, eventos o capacitaciones corporativas.
Ambiente diseñado para juntas con asistentes internacionales, sin dejar de lado la elegancia.
Sumado a ello, las salas de reuniones IZA BC cuentan con equipo y servicios básicos como:
Entre estos y más servicios adicionales como equipo de videoconferencia, copiadoras, impresoras, apoyo administrativo y servicios de mensajería, fax y banquetes se pueden encontrar en IZA Business Centers.
Ahora, ya se conoce todo lo básico sobre la renta de sala de juntas, de cómo elegir la mejor para el negocio y consejos para lograr el crecimiento.