Cómo elegir tu asistente empresarial

Escoger un asistente empresarial puede ser todo un reto. Esta figura, cuya función principal es permitir que los líderes de la empresa hagan mejor uso de su tiempo y manejen la información requerida para tomar las decisiones más certeras, debe cumplir con ciertas características para contribuir al crecimiento empresarial. 

¿Cómo pueden las empresas elegir un asistente empresarial?

Primero, deben definir cuáles son sus necesidades y las características indispensables que debe tener; acorde a ellas se elegirá al profesional con el mejor perfil. Mientras más personas comprometidas y capacitadas se tengan en el equipo, mejor será el crecimiento y desarrollo de la organización.

Estas son algunas recomendaciones que los ejecutivos deben tomar en cuenta a la hora de seleccionar a su asistente: 

Detectar valores

Esta persona manejará información delicada, por lo que debe ser confiable y discreta. Además, será el respaldo de los ejecutivos, gerentes o directivos en diversas ocasiones, razón por la que debe comprometerse en sus acciones y reconocer su importancia dentro de la organización.

Al momento de hacer la contratación se debe evaluar estos y otros valores, como la honestidad, la eficiencia, el respeto y la disciplina, ya que de ello dependerá que sea realmente funcional para las labores empresariales.

También es importante durante el proceso de contratación que se le explique de manera clara y concisa los valores de la compañía. De esta forma será posible que ambas partes sepan si se encuentran alineadas o si, por el contrario, no es conveniente para ellos establecer una relación laboral.

Identificar habilidades interpersonales

Esta persona debe comunicarse de forma empática y asertiva, y manejar de forma fluida la comunicación verbal y escrita. Además, debe saber cómo interactuar con proveedores, clientes, accionistas e invitados en general, así como saber escuchar, ser capaz de gestionar conflictos y trabajar en equipo. 

Hay que tener en cuenta que una persona con la capacidad de hablar mucho no es necesariamente alguien con habilidades interpersonales útiles para la empresa. Por eso se debe evaluar de manera adecuada a los candidatos que quieren cubrir ese puesto. 

Negociación: habilidad clave para el crecimiento empresarial

Un buen asistente también tiene habilidades de negociación. Entre sus características nuevamente están la comunicación clara y saber escuchar, las cuales se complementan con una alta capacidad de análisis, toma de decisiones y facilitara para defender con argumentos sus ideas o posturas sin resultar agresivo o incómodo para el otro.

De igual modo, la persuasión y la visión a futuro son esenciales en un buen negociador, por lo que un asistente debe contar con estos dones y saber ponerlos en práctica.

Proactividad, organización y polivalencia

Un asistente empresarial siempre debe ir un paso adelante de forma diligente y ser capaz de trabajar de manera autónoma con mucha seguridad y confianza.

También debe ser polivalente, esto es, manejar diversas tareas al mismo tiempo y tener una alta capacidad organizativa, ya que esto le permitirá dar respuestas rápidas, certeras y enfocadas a los objetivos e intereses de la empresa. 

Mejora continua 

Un excelente asistente toma el crecimiento constante como una aspiración natural. Es una persona que se capacita para mejorar sus habilidades técnicas e interpersonales, pensando que estos aprendizajes resulten positivos y útiles para la empresa.

Además, son perfiles que requieren estar bien informados y documentados, así como tener habilidades de comprensión, ya que en muchas ocasiones necesitarán resumir datos o crear expedientes sobre algún tema para que sus jefes lleguen bien informados a las reuniones. 

Ahora que ya sabes cómo elegir a tu asistente personal, te recomendamos complementar el crecimiento de tu empresa contratando una oficina virtual. 

Oficinas virtuales: ten a disposición un asistente virtual

Las oficinas virtuales son cada vez más frecuentes gracias al increíble desarrollo tecnológico.

Una persona puede escoger en dónde trabajar sin necesidad de hacer vida laboral por completo en ese lugar, aprovechando la imagen que esta le da a su negocio: una empresa más grande y establecida. Además, se puede contar con profesionales capacitados, como un asistente virtual, que se encarguen de tareas administrativas de forma remota. 

Esta persona puede cumplir las funciones de un asistente empresarial, aunque no conozca a los líderes de la empresa de forma física, entre ellas están gestionar la mensajería, manejar la agenda, preparar informes y hacer seguimiento a las comunicaciones indicadas por su líder directo, entre otras actividades.

En empresas como IZA, que se enfocan en facilitar la vida de organizaciones emergentes y emprendedores, existen las denominadas oficinas virtuales. Estas te ofrecen un domicilio fiscal y un asistente virtual que se encargará de lo siguiente: 

• Manejar la correspondencia física y electrónica que llegue a nombre de la empresa.
• Contestar todas las llamadas y grabar un mensaje personalizado en la contestadora telefónica. Generalmente este asistente es bilingüe, por lo que la comunicación está garantizada, incluso para aquellos negocios internacionales.
• Llevar la agenda y apartar el acceso a la sala de juntas para que la empresa tenga sus reuniones de forma óptima y profesional.

Las oficinas virtuales le otorgan a las empresas o emprendedores una imagen de alto nivel, un lugar flexible para trabajar, con diversos recursos extras, y una gran oportunidad para hacer networking y alianzas empresariales. Además, ayuda a reducir gastos al no tener que equipar una oficina física ni contratar personal adicional para estas tareas.

Apostar por la tecnología y contar con profesionales altamente capacitados impulsará el crecimiento de la organización y mejorará su desempeño en el mundo de los negocios. Un buen asistente empresarial, con sentido de responsabilidad, proactivo y con valores, es un elemento primordial para llevar a la compañía al éxito, y en IZA contribuimos con eso y otros beneficios a través de nuestras oficinas virtuales.