Las juntas virtuales son una de las principales herramientas usadas a nivel laboral. Muchas empresas las están utilizando como estrategia para tener reuniones más eficientes, al disminuir las interrupciones, promover la comunicación entre colaboradores, y facilitar el trabajo desde distintos lugares. Sin embargo, pueden ser frustrantes si no se ejecutan correctamente. A continuación, algunos consejos para aprovechar las juntas virtuales al máximo.
Al igual que con otras actividades, la preparación es clave para realizar juntas virtuales. Entre los aspectos que se deben tener en cuenta están los siguientes:
Existen varias herramientas disponibles para trabajar desde casa y realizar juntas virtuales exitosas. Algunas de las más recomendadas son:
Para no presentar problemas, se debe elegir una app que cumpla todos los requerimientos (según las necesidades de la reunión), que tenga buenas críticas y probarla con antelación.
Una de las principales causas de fracaso en las reuniones virtuales es un audio o vídeo deficiente. Antes de empezar la reunión se debe asegurar que ambos tengan una óptima calidad. Así la comunicación será clara y precisa.
Definir la información que se quiere discutir y organizar los puntos a tratar es una forma útil de evitar que se pierda el objetivo de la junta. Es importante condensar la información, de manera que la presentación no sea muy larga o repetitiva, ya que esto puede provocar que los participantes pierdan el interés y se distraigan.
Las juntas virtuales suelen prestarse para situaciones incómodas, por lo que se deben establecer límites y normativas con respecto a las mismas, como vestimenta, privacidad, silencio, entre otras. Una buena práctica es solicitar que, quien no esté hablando, silencie su micrófono para evitar ruidos de fondo.
No solo se debe prestar atención a los aspectos antes de la junta. Durante la junta se deben tener en cuenta algunos factores que garantizan la eficiencia de la misma:
Poder ver los rostros con claridad hace que la junta se siente más real y aumente la concentración. Es importante indicar a los colaboradores que se ubiquen cerca de la cámara para poder ver expresiones y lenguaje corporal, así como probar que haya una adecuada conectividad para evitar desfases en la comunicación.
Para mantener una buena dinámica se debe dar tiempo a todos de participar y aportar su opinión respecto a los temas planteados. No comunicarse y solo hacer una exposición puede llevar al aburrimiento y pérdida de interés. Para ello, es importante que todos participen activamente y tengan un rol dentro de dicha junta.
Estar dentro de una reunión y realizar otras tareas al mismo tiempo, disminuye la eficacia de la misma. Por ello, es mejor enfocar la atención en una sola para obtener mejores resultados. Por otro lado, si se van a tratar puntos diferentes, deben organizarse de forma que se atiendan uno a uno para no disminuir la concentración del equipo.
Es normal que las personas no se sientan cómodas hablando en público y mucho menos en un ámbito online. Por tanto, se recomienda aplicar estrategias para romper el hielo y promover la interacción. Se puede comenzar haciendo preguntas generales sobre su entorno o usar alguna actividad que aporte más dinamismo.
El cierre de las juntas virtuales es muy importante, aunque a veces no se tome en cuenta. En el final de la reunión se dejan claras las tareas que cada quien se lleva para lograr los objetivos planteados, o se hace un repaso de las decisiones tomadas. Algunas recomendaciones son:
Antes de concluir la reunión es importante preguntar a los participantes si se tiene alguna duda o quieren realizar algún aporte. Tomarlos en cuenta aumentará su interés para próximas reuniones, permitirá conocer puntos de vista para mejorar a futuro y mejorará las relaciones laborales.
También será relevante hacer un rápido repaso de todos los asuntos abordados en la reunión, así como de las tareas y compromisos establecidos.
Se debe preguntar a los participantes qué les pareció la reunión, qué creen que se pueda mejorar y qué temas consideran que se deben tocar en las siguientes reuniones. Además, es bueno tener en cuenta las situaciones que agradaron o no para considerarlo en las próximas juntas.
Siguiendo estos consejos y cuidando no cometer los errores mencionados, se lograrán juntas interesantes y productivas para todos sus participantes. No hay que olvidar aprovechar las soluciones tecnológicas actuales e implementarlas en todas tus juntas presenciales, en IZA contamos con todas las herramientas que necesitas y aportan profesionalismo para hacer negocios exitosos. En estos tiempos #IZAContigo.