¿Cómo tener juntas de negocio productivas?

En un mundo regido por la inmediatez, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Siendo así, parece prudente prestar atención a la forma en que desarrollamos nuestras actividades diarias que, aunque tengan fines productivos, podrían implicar valiosos minutos que podríamos destinar a otras labores.

En ese sentido, ¿sabes cómo hacer que tus juntas de negocio sean más productivas? A continuación, entregamos algunos consejos.

En un ambiente empresarial, muchas reuniones se desarrollan a diario, en las que se toman decisiones estratégicas, se analizan cifras, se discuten ideas y muchas otras veces, se pierde tiempo.

Claro, porque aunque suene contradictorio, esas juntas de negocio que apuntan a elevar la productividad dentro de tu empresa podrían estar consumiendo valiosos minutos de tu personal. 

Desde luego, en esto no hay motivo para alarmarse, pero sí para considerar algunas buenas prácticas que te permitirán tener reuniones más productivas, como las siguientes:

Aplica la regla de los 5 minutos

Muchas veces, las juntas de negocio se desvían del tema central y los asistentes terminan conversando de la familia, del paseo del fin de semana, del partido de fútbol y de cualquier cosa, menos de los aspectos medulares de dicha reunión.

Para evitar esto, existe la regla de los 5 minutos. En concreto, se refiere a que las reuniones de trabajo no deben durar más de ese tiempo. Pero ¿cómo lograrlo si las reuniones normales pueden sobrepasar los 60 minutos? Presta atención:

• Envía una minuta detallada a los asistentes con los temas a tratar en la junta.

• Antes de comenzar la reunión, pon un cronómetro en el centro de la mesa (o un reloj de arena que contabilice los 5 minutos). Al finalizar el tiempo, la junta debe concluir.

• Para aprovechar el tiempo, todos los temas a tratar serán abordados en el orden de la minuta y, al finalizar, cada asistente tendrá 30 segundos para argumentar o exponer su parecer.

• Finalmente, la persona a cargo de la reunión debe enviar a todos los asistentes un documento con los acuerdos alcanzados y las tareas pendientes, indicando el responsable de cada una de éstas.

Evidentemente, la regla de los 5 minutos no puede ser aplicada a todas las reuniones. Sin embargo, es una excelente forma de optimizar el tiempo en las juntas de negocio y, dependiendo del contexto, esos 5 minutos pueden extenderse levemente.

Lo importante es tener conciencia del tiempo, para no desviar la discusión hacia temas extra laborales.

Elimina elementos distractores

Uno de los principales enemigos de la productividad en las juntas de negocio son los elementos distractores (por ejemplo, enviar mensajes por WhatsApp o revisar las redes sociales), y dentro de una oficina puede haber muchos.

Para que este tipo de factores no afecte la productividad de las reuniones de trabajo, puedes pedir a todos los asistentes que apaguen sus teléfonos mientras dure la junta, o que los dejen en un cajón especialmente dispuesto en la entrada de la sala.

Otra excelente alternativa al respecto es utilizar salas de junta especialmente diseñadas para tales fines, como las que ofrecemos en IZA Business Centers en todas nuestras ubicaciones. En un ambiente diseñado para juntas efectivas y productivas, los elementos distractores se reducen, disminuyendo la posibilidad de malgastar el tiempo.

Finalmente, es importante apuntar que, para impulsar la productividad en las juntas de negocio, la cultura empresarial es fundamental. Por ello, es importante que eduques a tu personal y les inculques la noción de reuniones efectivas, concisas y puntuales.