En un mundo regido por la inmediatez, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Es prudente prestar atención a la forma en que desarrollamos nuestras actividades diarias que, aunque tengan fines productivos, implican valiosos minutos que podríamos destinar a otras labores.
Es por ello, que queremos dedicar este artículo para hablar de cómo hacer tus juntas de trabajo más eficientes. Desde definir tus objetivos, hasta establecer tiempos para tratar temas en la sala de juntas, existe una serie de estrategias para hacer más eficientes tus reuniones laborales y obtener grandes resultados ¡Quédate por acá para averiguar cómo hacer una junta de trabajo productiva!
¿Cómo hacer una junta de negocios?
Como hemos mencionado, organizar tus juntas de trabajo de manera que sean eficientes, es de gran relevancia no sólo para gestionar adecuadamente el tiempo, sino también alcanzar objetivos y mantener la productividad, para ello puedes comenzar con una planificación previa. Dependiendo de qué tipo de reunión sea, puedes definir cuáles son los resultados que se esperan y preparar los recursos necesarios.
Otros aspectos relevantes a tomar en cuenta para tener una junta de trabajo efectiva son: invitar a los colaboradores cuya presencia sea necesaria, establecer con anticipación tanto la fecha como la hora y compartir documentos esenciales para la reunión.
Estrategias para juntas de trabajo efectivas
En un ambiente empresarial, las reuniones que se desarrollan a diario son necesarias para la toma de decisiones estratégicas, análisis de cifras y la discusión de ideas, sin embargo, en muchas ocasiones también se pierde tiempo y por ende, se reduce la productividad dentro de tu empresa. Para ello, te presentamos algunas prácticas que podrían ayudarte a hacer eficientes tus juntas de negocios:
Aplica la regla de los 5 minutos
Uno de los principales enemigos de la productividad en las juntas de negocio son los elementos distractores (por ejemplo, enviar mensajes por WhatsApp o revisar las redes sociales), y dentro de una oficina puede haber muchos.
En ocasiones, las juntas de negocio se desvían del tema principal y los asistentes terminan conversando de asuntos personales, en lugar de centrarse en el objetivo de la reunión.
Para evitar esto, existe la regla de los 5 minutos. En concreto, se refiere a que las reuniones de trabajo no deben durar más de ese tiempo. Pero ¿cómo lograrlo si las reuniones normales pueden sobrepasar los 60 minutos? Presta atención:
- Envía una minuta detallada a los asistentes con los temas a tratar en la junta.
- Antes de comenzar la reunión, pon un cronómetro en el centro de la mesa (o un reloj de arena que contabilice los 5 minutos). Al finalizar el tiempo, la junta debe concluir.
- Para aprovechar el tiempo, todos los temas a tratar serán abordados en el orden de la minuta y, al finalizar, cada asistente tendrá 30 segundos para argumentar o exponer su parecer.
- Finalmente, la persona a cargo de la reunión debe enviar a todos los asistentes un documento con los acuerdos alcanzados y las tareas pendientes, indicando el responsable de cada una de éstas.
Evidentemente, la regla de los 5 minutos no puede ser aplicada a todas las reuniones, sin embargo, es una excelente forma de optimizar el tiempo en las juntas de negocio y, dependiendo del contexto, esos 5 minutos pueden extenderse levemente, lo importante es tener conciencia del tiempo, para no desviar la discusión hacia temas extra laborales.
Elimina elementos distractores
Uno de los principales enemigos de la productividad en las juntas de negocio son los elementos distractores (por ejemplo, enviar mensajes por WhatsApp o revisar las redes sociales), y dentro de una oficina puede haber muchos.Para que este tipo de factores no afecte la productividad de las reuniones de trabajo, puedes pedir a todos los asistentes que apaguen sus teléfonos mientras dure la junta o que los dejen en un cajón especialmente dispuesto en la entrada de la sala.
Practica la escucha activa
La escucha activa se define como la atención plena y consciente a lo que las otras personas están comunicando, la cual es fundamental para identificar detalles evitar confusiones y tomar decisiones importantes.
Realiza una minuta
Para no perder ningún detalle en tus juntas de trabajo, tomar notas te ayudará, ya que quedará un documento que servirá como recordatorio de aspectos importantes, lo cual te servirá posteriormente para dar un seguimiento oportuno al proyecto y a las tareas a realizar. Asimismo, realizar una minuta puede ayudar a documentar los pendientes y quién se encargará de ellos.
Utiliza los espacios adecuados para tus juntas de negocios
Otra excelente alternativa para eficientar tus reuniones, es utilizar salas de junta especialmente diseñadas para tales fines, tal como los meeting rooms que IZA te ofrece en todas nuestras ubicaciones, brindándote un ambiente diseñado para impulsar la productividad y la eficiencia.
Trabajar en los espacios adecuados para las juntas de negocios es fundamental, es por ello que en IZA, porla tecnología y ambiente profesional que te ofrecemos a ti y a tus clientes, somos el lugar de trabajo y el punto de reuniones de negocios ideal.
