Consejos para la renta de oficinas en un Business Center

La renta de oficinas equipadas es una opción conveniente para los emprendedores, freelancers, empresarios, PyMEs e incluso grandes empresas que estén buscando rentar nuevas oficinas o cambiar de ubicación.

Este concepto tiene grandes beneficios, uno de ellos es el entrar en contacto con compañías que tienen actividades empresariales distintas a la propia para establecer redes con otros negocios y nutrirse de las ideas de jóvenes talentos. 

Afortunadamente cada vez existen más opciones para la renta de oficinas, por lo que hay una serie de factores que todo empresario debería considerar antes de elegir, ya que los centros de negocios o business centers ofrecen diferentes locaciones, servicios y paquetes.

A continuación se mencionarán ocho consejos que se deben tomar en cuenta para rentar una oficina equipada. 

1. Determinar un presupuesto máximo

Es muy importante que antes de tomar cualquier decisión, el empresario determine un presupuesto mensual para la renta de la oficina. Esto le ayudará a tomar decisiones de acuerdo con sus posibilidades, ya que los costos de la renta nunca deberán salirse del presupuesto para mantener sanas las finanzas de la empresa. 

2. Analizar si las oficinas satisfacerán las necesidades de la empresa

Cada empresa tiene actividades, funciones y expectativas que la hacen única y es por esta razón que todas tienen necesidades diferentes. Factores como el número de trabajadores, las funciones que cumple cada uno y el equipo que se necesita para trabajar, determinarán el tipo de espacio y la infraestructura que se requiere. 

Por ejemplo, hay equipos de trabajo que pueden beneficiarse de espacios comunes, mientras que otros requieren de oficinas privadas para lograr un máximo desempeño.

También es posible que algunos colaboradores de la empresa puedan realizar su trabajo de forma remota, ya sea en casa o en otra locación como un taller y que solo deban reunirse en una sala de juntas con el resto del equipo una o dos veces por semana. 

3. La ubicación es conveniente

¿Qué ubicación es más conveniente? Esto dependerá de cada una de las empresas. Sin embargo, lo mejor es optar por un lugar céntrico para que cuente con diversas vías de acceso y medios de transporte. Esto facilitará que colegas y clientes puedan acceder a ella fácilmente. 

También se debe tomar en cuenta la seguridad de la colonia o barrio donde se localiza la oficina a fin de evitar sitios peligrosos que puedan poner en riesgo la integridad de usuarios y visitantes.  

Así mismo debe considerarse que las ubicaciones más céntricas le darán un mayor prestigio a la compañía. 

4. Conocer los servicios que ofrecen

La ventaja de rentar oficinas listas para usarse es poder contar con todos los servicios de un lugar de trabajo profesional sin tener que invertir grandes cantidades de dinero. 

¿Qué servicios se deben considerar? Los servicios indispensables como: internet de alta velocidad, salas de juntas, equipos audiovisuales, servicio de recepción, impresiones y fotocopias, seguridad, limpieza, estacionamiento y soporte informático. 

Es importante revisar la accesibilidad y limpieza de áreas comunes como sanitarios, salas de espera y cafetería antes de tomar una decisión definitiva. Otros servicios adicionales son: oficinas virtuales, salas de juntas, team rooms o suites, cuya contratación va a depender de las necesidades de cada empresa. 

5. Conocer planes y precios

De acuerdo con el presupuesto, se deberán indagar los precios y planes disponibles. Un aspecto muy valorado por los empresarios que rentan oficinas equipadas es la flexibilidad en cuanto a tiempos de contrato y tipos de servicios.

Generalmente se ofrecen planes mensuales o semanales, contratación por día o incluso por hora, y la posibilidad de cambiar el número de oficinas requeridas.

Esta flexibilidad en la contratación permite a las empresas rentar espacios conforme estas evolucionan y crecen. 

6. Diseño e imagen

Una de las grandes ventajas de la renta de oficinas equipadas es que proyectan una imagen profesional para causar una buena impresión ante clientes y proveedores.

Aspectos como el mobiliario, la decoración, la paleta de colores y la iluminación, juegan un papel importante en la manera en que es percibida la empresa, por lo que es importante que el lugar de trabajo sea agradable, moderno y que transmita profesionalismo.  

La imagen del lugar de trabajo también cumple una función determinante en el estado de ánimo del equipo de trabajo, ya que ayuda a mantener la satisfacción laboral y la motivación para lograr un desempeño óptimo. 

7. ¿Cuál es la mejor opción?

Actualmente la oferta de oficinas equipadas se ha diversificado y es posible que el empresario encuentre más de una opción disponible. Es importante tomar las cosas con calma, acudir a cada uno de los inmuebles personalmente y realizar un recorrido para conocer las oficinas y los servicios que ofrecen. 

Deberá pedir cotizaciones y exponer todas sus dudas al representante para determinar qué tipo de espacio es el más conveniente. Siempre que sea posible, el empresario buscará conversar con otros usuarios de este tipo de servicios para pedir su asesoría y así tomar una decisión lo mejor informada posible, tomando en cuenta todos los factores que se han mencionado como costos, ubicación, servicios e imagen. 

8. Escuchar al equipo de trabajo

Para concluir, tomar en cuenta la opinión del equipo de trabajo es de gran importancia, ya que cada uno de los integrantes se va a beneficiar de la nueva oficina.

Por eso, una vez que el empresario haya evaluado las necesidades de la compañía y buscado las distintas opciones de oficinas en renta, deberá convocar a una reunión para tomar la decisión final junto con sus colegas. 

Entre todos podrán determinar qué tipo de espacio es el que mejor se aprovecharía y por qué. Si por alguna razón no se encuentran satisfechos con la decisión final, no deberán preocuparse, ya que la ventaja de las oficinas listas para usarse es que siempre es posible cambiar de opinión y rentar otro tipo de espacio según se requiera.