En promedio, una persona pasa alrededor del 33% de su tiempo en una oficina en México. Sin embargo, en el caso de un emprendedor, las jornadas suelen alargarse hasta 10 horas diarias por lo que hacer de este espacio lo más confortable e inspirador posible es sumamente importante.
Una oficina ordenada, limpia y decorada a tu gusto tiene un efecto relajante para el cuerpo e impulsa la creatividad. Asimismo, de acuerdo con psicólogos, el ambiente que se cree en este espacio influye directamente en la productividad y el rendimiento personal.
El diseñador profesional Jo Heinz recomienda que antes de diseñar tu oficina, no importa si es en un edificio corporativo, una oficina en renta o en tu propia casa, respondas a estas preguntas:
¿Qué tipo de trabajo harás en ese espacio?
¿Te visitarán ahí clientes externos?
¿Tus colegas accederán a ella para trabajar en conjunto?
¿Qué tipo de materiales necesitas tener a la vista, o fácil de obtener, y cuáles pueden ser archivados?
¿Qué clase de equipo requieres?
¿Harás desde ahí videoconferencias?
¿Qué necesito para convertirlo en mi espacio?
Ahora, el siguiente paso para armar tu oficina es que analices estos cinco puntos:
1. Equipamiento
La rapidez y la eficiencia son los factores clave para una oficina. Antes de hacer cualquier compra, analiza si realmente necesitas ese equipo (por ejemplo, una copiadora grande a color) o si sólo ocupará espacio y te hará gastar.
Heinz recomienda que intentes que la mayor parte de tu equipo no tenga cables, esto te permitirá trabajar sentado o parado, lo que impulsa la creatividad y evitará el desorden que genera el cablerío.
Equipo básico: un teléfono (con contestadora y altavoz); una computadora, ya sea tu laptop o de escritorio; un escritorio con mesa y una silla cómoda; y uno o varios archiveros.
2. La iluminación
Tener una buena iluminación es esencial. De preferencia, elige un espacio que tenga ventanas y que se alumbre con la luz solar, debido a que ésta es la más indicada puesto que tiene aproximadamente igual proporción de todos los colores del espectro.
Si necesitas poner iluminación artificial, busca que ésta sea lo más parecida a la luz natural y de preferencia que sea amarillenta debido a que este tono es más cálido y confortante. Considera elegir focos de mayor potencia para la noche o días nublados. Debes tener en cuenta que si la iluminación es deficiente, esto afectará en tu estado de ánimo e incluso puede llevarte a la depresión.
Otro factor que debes considerar es evitar los reflejos, especialmente en la pantalla de tu computadora pues esto afectará tu vista y evitará que trabajes bien.
3. Privacidad
Nadie puede trabajar eficientemente en un área con ruido e interrupciones. Cuando planees tu oficina, elige un espacio apartado en el que puedas cerrar la puerta. Otra idea para disminuir los sonidos distractores es poner un poco de ‘sonidos blancos’ como los que provoca un ventilador o el aire acondicionado.
4. Organización.
Mantener tu oficina ordenada hará que disminuyan tus niveles de estrés. Tu escritorio debe tener únicamente los artículos relacionados con el trabajo diario, como una computadora. Evita tener pilas de papeles o demasiados artículos que te distraigan.
Las soluciones para tener ordenada tu oficina son fáciles y poco costosas: lapiceros, archiveros, contenedores y cajas decorativas. Al acomodar tus papeles y archivos busca la forma de mejorar el flujo de trabajo.
5. Ergonomía
Tu salud, seguridad y comodidad son básicos. Por ello, los artículos que eliges deben estar diseñados para ofrecerte esto. Adquiere una silla ergonómica que se ajuste a tu cuerpo (el respaldo debe tener una posición en un ángulo de 90 grados) y te dé una buena postura, especialmente mientras estás en la computadora. Aunque éstas cuestan más, bien vale la pena la inversión puesto que aumentan tu productividad y rendimiento.
Considera también tener una butaca para recargar tus pies, un mouse ergonómico que se ajuste a tu mano y mousepads que te permitan relajar tus muñecas. Tener estos accesorios en tu espacio laboral harán que tu cuerpo se estrese menos.
Otros tips
- Sólo ten en tu oficina objetos relacionados con el trabajo. El resto de tus espacios (tu casa, auto, etc) no deben tener estos artículos. Esto te ayudará a lograr un mejor equilibrio entre tu vida personal y profesional.
- Para decorar tu escritorio usa una planta decorativa. Los elementos vivos ayudan a que te relajes y mejores tu humor.
- Ten cuidado al elegir los colores, debido a que éstos generan reacciones físicas y emocionales. El color de tus paredes debe ser claro como en blancos, grises y marfil. Por ejemplo, los tonos azules, verdes y violetas dan un sentimiento de paz y ayudan a la concentración y relajación. Evita los tonos demasiado cálidos como el rojo o el naranja ya que éstos pueden provocar estrés. El morado estimula la imaginación y el amarillo provoca entusiasmo.
- Agrega un objeto personal. Ya sea la fotografía de tu familia o algún peluche o accesorio que te recuerde momentos felices. Esto, además de personalizar tu espacio, te servirá de inspiración. Recuerda que tu oficina debe ser un espacio en el que te guste estar.
- Haz una oficina eco friendly. Incluye en tu espacio focos ahorradores, materiales reciclados e incluso mobiliario eco amigable. Esto te hará sentirte mejor en el trabajo, y al mismo tiempo, a disminuir el impacto en el medio ambiente.
Para más información acerca de nuestras oficinas, contáctanos en www.izabc.com.mx
Fuente: Entrepreneur (2013) Cómo diseñar la oficina ideal. Recuperado el día 7 de abril de 2016 desde https://www.entrepreneur.com/article/265725
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