Juntas de trabajo: ¿Qué hacer y qué no hacer?

Las juntas de trabajo son de vital importancia dentro de cualquier organización, ya que conectan a los colaboradores con la dirección para tratar temas cruciales, donde destacan la forma en que se están ejecutando las operaciones y el papel que los trabajadores juegan en dicho proceso.

Dada su importancia en la rutina de la empresa, existen ciertos protocolos de comportamiento a seguir por parte de los participantes. Vale la pena conocerlos.

Lo que no se debe hacer en las juntas de trabajo

El buen comportamiento en una reunión crea un ambiente laboral positivo. Además, es un reflejo del profesionalismo y nivel educativo del participante. Por eso es importante evitar las siguientes conductas:

Multitask: la multitarea es mal vistas en las reuniones de trabajo.
Por un lado, denota falta de interés en la junta y por el otro desconcentra a los asistentes.
Comer: es una falta de respeto, a menos de que se haya convenido con todo el equipo la posibilidad de hacerlo.
Desconcentrarse: supone el riesgo de perder información vital para la rutina de trabajo diario y toma de decisiones futura.
Huir de la junta: a menos de que exista un motivo justificado para dejar la reunión antes de que termine, lo más prudente es esperar hasta el final.
De esa manera no se interrumpe la conferencia ni se pierde información importante.
Generar disputas: es importante expresar las opiniones, ideas o sugerencias solo en el momento en que el moderador abra el espacio para ello. Pero siempre con sumo respeto y sin entrar en discusiones acaloradas.
Cambiar el orden de la agenda del día: en una reunión de trabajo hay que respetar los tiempos asignados para cada tema.

Si alguno de los asistentes considera que se dejaron ítems en el aire debe esperar a que llegue el momento de las retroalimentaciones.
Alardear de conocimientos y experiencia: siempre que un miembro del equipo vaya a exponer sus ideas, debe hacerlo de forma moderada, sin presumir de su conocimiento y experiencia. Al hacerlo infravalora el trabajo de los demás.

Lo que se debe hacer en una reunión de trabajo

Así como hay ciertos comportamientos que se deben evitar en las juntas de trabajo, existen ciertas conductas que proyectan una buena imagen profesional. A saber:

Cuidar las normas básicas de educación: ser puntual, saludar y despedirse cortésmente, pedir la palabra antes de hablar y dirigirse respetuosamente a los miembros del equipo siempre es fundamental.
Vestirse adecuadamente: la imagen dice más que mil palabras. Por eso, es importante vestirse para la ocasión, es decir de manera ejecutiva, a menos que se política de la organización la vestimenta informal en las juntas de trabajo.
Cuidar el lenguaje corporal: el cuerpo puede proyectar muchas más sensaciones que las palabras. En ese sentido es menester cuidar la postura, mirar a los interlocutores a los ojos, hablar en tono moderado y mostrar interés por las intervenciones de los compañeros.
Exponer las ideas de forma clara y precisa: esto denota profesionalismo y dominio del tema. Adicionalmente, garantiza que todos los miembros del equipo entiendan lo expuesto.
Interactuar con los participantes antes de que comience la reunión: esta actitud es bien vista. Además, genera un clima de confianza con el resto del equipo y resulta mucho más educada que sentarse a ignorar a los presentes.

Preparar una reunión de negocios es una tarea complicada pues exige que la estructuración de una agenda del día rápida, comprensible y eficaz.

Por eso es importante respetarla y no incurrir en las malas conductas aquí señaladas, procurando más bien el buen comportamiento en todo momento.