En ocasiones, entre pendientes y muchas reuniones, cualquiera puede olvidar tomar notas durante las juntas. Sin embargo, esto puede volverse un problema cuando existen entregas de por medio, y por ende, debes consultar nuevamente lo que ya se habló. Lo que te hace parecer menos profesional.
Para ayudarte en esta tarea, los nuevos avances de inteligencia artificial te ofrecen la posibilidad de transcribir tus reuniones por medio de un solo clic. Desde Otter hasta Tactiq, en este artículo te compartimos todas las herramientas de IA para reuniones que podrías emplear en tu próxima junta.
Las herramientas de IA para transcripción de reuniones son aplicativos que escuchan tus sesiones (en línea o grabaciones) para poder extraer lo mencionado en la junta. De esta forma podrán crear resúmenes ejecutivos, correos de seguimiento y demás para garantizar el éxito de tus reuniones.
Las funciones más comunes de estas herramientas son:
Resúmenes de reuniones en formato de correo para todos los invitados
Creación de accionables con otras plataformas como Notion, Asana, HubSpot y demás, para transformar lo mencionado en pendientes para tu equipo
Acceso a las transcripciones para consultarlos cuando lo necesites
La gran mayoría ofrece versiones gratuitas y planes premium para empresas o quienes toman muchas reuniones mensualmente. Estas herramientas te permitirán enfocarte en participar y escuchar detenidamente, lo que incrementa la calidad de tu trabajo hasta en un 40% según un estudio del Boston Consulting Group.
Otter es una herramienta IA de transcripción de reuniones en línea que tomará nota de tus sesiones en tiempo real. Esta se unirá automáticamente en tus juntas en línea para poder grabarlas, transcribirlas y analizarlas con el objetivo de entregarte un resumen ejecutivo.
Preguntar a su chat IA sobre dudas específicas de sesiones pasadas
Identificar a cada interlocutor, facilitando el reconocimiento de quién dijo qué
Entender términos técnicos en conceptos específicos para crear resúmenes precisos
Integrarse con otras plataformas como HubSpot, Asana y Notion para transformar lo mencionado en la junta en pendientes visibles para los responsables.
Sin embargo, debes de tener en cuenta que algunos de sus puntos negativos son que sus resúmenes ejecutivos son en inglés y que se unirá a las juntas de tu calendario, aunque no asistas a ella.
Ofreciendo una experiencia personalizada, Fireflies.ai es una herramienta IA de transcripción que no solo se une a tus juntas para poder tomar notas, sino que también recibe tus archivos de audio para poder transcribirlos y entregarte resúmenes ejecutivos que se adaptan al contexto de tu equipo.
Disponible sin importar la plataforma en la que tomes la junta
Configuración automática o manual para que tú decidas a qué juntas debe entrar
Chat de IA llamado Fred que responderá tus dudas sobre reuniones o archivos
Análisis del sentimiento de las conversaciones
Seguimiento de temas previos y definición de pendientes por medio de sus etiquetas en conversaciones
Integración con otras plataformas para poder crear flujos de trabajo
Considerada por usuarios como una de las mejores opciones del mercado de asistentes de IA, su principal punto negativo recae en que sus resúmenes y plataforma son en inglés. Por lo que deberás utilizar un traductor si no hablas este idioma.
Tactiq.io es una extensión de Google Chrome que te permite ver transcripciones en tiempo real en tus sesiones sin tener que unir el robot a la llamada. Esto debido a que identifica lo que se menciona desde el altavoz de tu computadora. Además de realizar resúmenes o responder dudas con el asistente IA integrado al mismo tiempo de la junta.
Genera resúmenes instantáneos de reuniones en tiempo real
Crea correos electrónicos de seguimiento con los puntos clave de la reunión
Transforma las preguntas de tu chat en mensajes que puedes compartir con tu equipo
Privacidad de los datos garantizada
Sin embargo, uno de sus puntos negativos es que solo se encuentra disponible para usuarios de Google Chrome por lo que si utilizas Microsoft Edge, Safari o cualquier otro buscador, no podrás hacer uso de ella.
Si bien, tener estas herramientas en tus sesiones te ayudará a no tener que tomar notas, el efecto positivo se dará siempre y cuando utilices estas herramientas al máximo. La Cámara de Comercio de los Estados Unidos recomienda que además de descargar el aplicativo, también:
Incluyas a tu equipo, y que ellos también se unan a la misma plataforma para que toda la información se quede en un solo lugar
Diseña una política clara de cuáles reuniones sí o no pueden utilizarse estas herramientas
Debes dar a conocer que utilizas estas herramientas al inicio de cada sesión en la que se incluya el bot de IA
Pero más allá de tener herramientas de inteligencia artificial, el secreto para reuniones efectivas es tenerlas en el lugar correcto. Un espacio cómodo, equipado y con internet de vanguardia garantizará que la conexión entre todos tus invitados suceda sin contratiempos.
Elige ofrecer una experiencia premium en cada sesión e impresiona a todos tus invitados con las salas de juntas que ofrecemos en IZA Business Center y descubre como nuestro “Arte por Resolver” impulsará la efectividad de tus reuniones. ¡Conoce lo que tenemos para ti, hoy!