Las juntas de trabajo son espacios para llegar a acuerdos o para conocer los avances que ha tenido la empresa. Sin embargo, en ocasiones una reunión de negocios termina siendo larga, tediosa y aburrida. Esto hace que las juntas no tengan la eficiencia necesaria para cumplir los objetivos trazados, lo que se traduce en más horas de trabajo y un ambiente laboral tenso.
Es por ello que resulta fundamental preparar las reuniones de negocios correctamente, tomando en cuenta todos los elementos que la componen de inicio a fin. En este artículo, descubre qué debes tener presente para tus próximas juntas de negocio y cómo IZA Business Centers te permite alcanzar el éxito en cada sesión.
¿Qué distingue a las juntas empresariales exitosas?
Es fácil confundir una buena conversación en el equipo con una reunión de negocios exitosa, es por ello que debes tener presente las características de una sesión efectiva. Según el modelo de las 4 p estas son:
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Reunión de negocios exitosa |
Reunión de negocios no exitosa |
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Propósito de la sesión |
Cuenta con un objetivo claro, presente en todo momento. |
No tiene una meta definida o esta no se refuerza a lo largo de la junta |
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Invitados |
Se invitan a los miembros necesarios, sin tener más o menos de lo que se requiere. |
Muchas o muy pocas personas asisten y se debe incluir a invitados de último minuto. |
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Agenda de la junta |
Tiene una agenda definida que se comparte con anterioridad. Se cuenta con un moderado que asegura su cumplimiento. |
No cuenta con agenda, se tratan muchos temas y se dispersa la conversación. |
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Proceso de la reunión |
Se practica la comunicación efectiva, lo que facilita la generación de ideas, toma de decisiones e incluso la definición de pasos a seguir. |
Existen quienes hablan de más y los que no logran compartir sus puntos de vista. Son necesarias más sesiones para lograr el objetivo inicial. |
Conoce el paso a paso de una junta de negocios exitosa
Tener una sesión empresarial con éxito requiere de planeación y atención al detalle antes, durante y después de la reunión. En esta sección te mostramos los elementos a tener en cuenta para lograr juntas de negocio efectivas y exitosas.
¿Qué hacer antes de una reunión de negocios?
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Define el objetivo de la sesión: El elemento fundamental para maximizar la efectividad de tu junta de negocios es tener presente su objetivo en todo momento. Así evitarás distraerte en otros temas y lograrás cumplir la meta que trazaste en un principio.
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Programa la reunión correctamente: Otro punto a tener presente al momento de plantear una sesión empresarial es la fecha, su duración, su modalidad y sus invitados. Recuerda revisar la disponibilidad de todos los involucrados para asegurar su asistencia.
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Elabora la agenda de tu sesión: Define qué puntos se tratarán, su orden y el tiempo que tendrán las partes involucradas para discutir el tema central. De esta manera podrás preparar el material necesario y delimitar la participación de tus invitados de la mano de un moderador de reunión.
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Comunica tu objetivo desde el inicio: Al momento de enviar la invitación a los involucrados en la sesión, es importante que ellos también conozcan la meta que esta reunión debe cumplir y la agenda que se tratará en este tiempo.
¿Cómo tener éxito durante la sesión de negocios?
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Exige la puntualidad de los asistentes: Empezar tu reunión a tiempo será fundamental para que la agenda pueda desarrollarse como planeado. Puedes definir dentro de tus planes el tiempo de tolerancia y comunicarlo desde antes.
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Elimina las distracciones: Asegúrate que los asistentes estén enfocados en los temas tratados en la sesión. Te recomendamos solicitarles que mantengan sus dispositivos en la opción de no molestar para evitar que las notificaciones saboteen tu junta.
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Practica la comunicación efectiva: A la hora de compartir ideas u opiniones es importante que todas las partes se comuniquen de manera clara y respetuosa. De esta forma todos podrán participar libremente.
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Redacta una minuta: Ya sea que busques herramientas de Inteligencia Artificial para la transcripción de notas o prefieras tomarlas en papel, es importante que registres la información que se comparte durante la sesión.
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Ten en cuenta el cierre: El final de una sesión es tan importante como su inicio, este es el momento donde resaltas los pasos a seguir y defines las responsabilidades a cumplir de los asistentes.
¿Qué hacer luego de una junta empresarial?
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Comparte los puntos importantes y expectativas: Comunícale a todos los invitados la minuta que preparaste durante la sesión y menciona las responsabilidades y siguientes pasos acordados en la sesión.
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Establece parámetros de seguimiento: Define las métricas a tener en cuenta para medir el impacto de esta reunión de negocios. Así podrás conocer si esta junta fue verdaderamente efectiva.
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Gestiona las sesiones posteriores: De ser necesario establece reuniones de seguimiento para mantener los esfuerzos de tu equipo alineados. Consulta la retroalimentación de tus asistentes para mejorar los aspectos necesarios.
Ten éxito en cada reunión de negocios con IZA Business Centers
Si bien, la preparación, la realización y la posterior retroalimentación de tus reuniones ejecutivas te ayudarán a mejorar su efectividad, el lugar que escojas para tus sesiones será fundamental para su éxito.
En IZA Business Centers te ofrecemos salas de juntas que ayudarán a tus invitados a concentrarse en lo que realmente importa, con una excelente conexión a internet, seguridad y mobiliario cómodo.
Además, nuestras salas de negocios cuentan con pantallas interactivas y tecnología que te permitirá usarlas como pizarrón, realizar apuntes, así como guardar la información y enviar el tablero por correo a los asistentes. Esto y más, hace de nuestras meeting rooms el lugar ideal para hacer negocios y que tu empresa alcance todos sus objetivos.
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