Para que una PyME sobreviva sus primeros años, esta debe ser cuidadosa con sus recursos y ser capaz de identificar la cantidad correcta de productos a fabricar o comprar, con el fin de evitar desperdicios o falta de inventario, ya que esto podría representar tanto pérdidas económicas como de clientela.
A pesar de su evidente importancia en la estrategia de ventas, muchas PyMEs no llevan ningún sistema que les permita tomar decisiones más acertadas sobre su inventario.
Si bien, existen dos formas de calcular la cantidad de mercancía que una PyME debe producir o comprar para que se ajuste a la demanda de sus clientes: el pronóstico de ventas y la planificación de la demanda.
En principio, se podría pensar que ambos sistemas son lo mismo, pero mientras que el pronóstico de ventas se enfoca únicamente en calcular la cantidad de producto que se venderá en un futuro, la planificación de demanda abarca el pronóstico de ventas, más las campañas de marketing, promociones, nuevos lanzamientos y todas las actividades utilizadas para impulsar las ventas.
Estos cálculos se hacen teniendo claras las expectativas de la PyME, bajo la premisa de que el producto será comprado por un grupo específico en un tiempo determinado, bajo las condiciones de mercado esperado y con apoyo de un plan de marketing.
Muchas empresas hacen su pronóstico tomando como referencia las ventas del año anterior, multiplicando el número de compradores por la cantidad de productos que adquirieron, más determinado crecimiento porcentual.
En caso de que los productos no puedan ser calculados como unidad, en el caso de servicios, se puede hacer el cálculo por horas de atención o por proyectos.
Para este cálculo se toman en cuenta factores como las tendencias de la industria o fluctuaciones del mercado de acuerdo con la época del año, por lo tanto, en el pronóstico de ventas es muy importante la experiencia.
Un comerciante con años en el negocio sabe en qué temporada se vende más y qué acciones internas o externas influyen en sus ventas. En caso de ser un negocio de reciente creación es importante buscar información de negocios similares o pedir apoyo a alguien que conozca a fondo el sector.
Una PyME de reciente creación debe averiguar la cuota de mercado de sus competidores para identificar qué segmento está disponible para su producto.
En el caso de negocios online, se deben analizar las visitas o descargas del competidor. Si se trata de un producto disruptivo sin competencia directa entonces es necesario conocer a fondo al consumidor, sus necesidades y hábitos para identificar quiénes serán sus posibles compradores.
Se da a partir del pronóstico de ventas y tomando en cuenta factores como producción, logística, recursos financieros y elasticidad, es decir, los cambios en la demanda por la fluctuación de precios en el producto. El impacto de eventos externos como días festivos, fenómenos meteorológicos, entre otros, además de cambios planificados como actividades promocionales o política de precios.
Ahora bien, existen dos enfoques para realizar el pronóstico de demanda:
Se da en los casos en que se tienen pocos datos debido, por ejemplo, a que es un producto o tecnología nueva, cuando el impacto de los factores externos supera a los internos o el pronóstico no se presta para un sistema de analítica precisa.
Las metodologías que se utilizan muchas veces se llevan a cabo valiéndose de la intuición y de acuerdo con la experiencia. A continuación, se enlistan algunos procedimientos.
Se utiliza cuando la PyME se encuentra en una situación estable y con datos suficientes como para utilizar técnicas matemáticas de pronóstico. Los métodos utilizados pueden ser modelos de series en el tiempo y modelos causales.
Modelos de series en el tiempo - Se registran valores (en este caso las ventas) a determinados períodos (semanas, meses, años). Se representa visualmente como una curva que evoluciona a lo largo del tiempo.
Modelo causal - Utiliza una técnica matemática conocida como el análisis de regresión o regresión lineal, que relaciona una variable dependiente (tomar por ejemplo, la demanda), con una independiente (ya sea el precio del producto, precios de la competencia, acciones de gobierno, economía del país, publicidad, estrategia de ventas, entre otros) a través de una ecuación lineal.
Recursos humanos
Para lograr una adecuada planificación de demanda es conveniente contar con el apoyo de personal con experiencia en el sector, con capacidad para realizar pronósticos acertados de acuerdo con factores externos o de temporada.
Tecnología
Es conveniente dejar las antiguas hojas de cálculo e implementar un software de planificación que simplifique el proceso. Estas herramientas recopilan gran cantidad de datos con los que generan pronósticos muy acertados.
Colaboración entre departamentos
De igual manera, mantener una buena comunicación entre los departamentos de compras, marketing y ventas permite complementar la información en torno a la empresa. Esto incluye tener conocimiento de las compras, promociones, factores económicos externos que afectan al negocio, entre otros aspectos.
Tener una idea clara de la cantidad de producto que requiere el cliente agiliza por completo la cadena de suministros. Así, permite tomar mejores decisiones de producción o compras a proveedores, y mantiene un equilibrio entre almacenamiento y la disponibilidad de productos en venta.