Los motivos principales para llevar a cabo una reunión laboral es compartir ideas, llegar a acuerdos o ver cuáles han sido los avances de la empresa, pero la mayoría de las veces esas reuniones terminar siendo largas, tediosas y muchas veces aburridas.
“Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.” (Guerrero, 2010).
Esto pasa la mayoría de las veces por que no se toman en cuenta una serie de cosas previas a la reunión, así que a continuación les dejamos ocho pasos a seguir para mejorar sus reuniones laborales.
“El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.
- Planifique el encuentro e informe al equipo. Informar con anticipación la realización de ésta.
- Exija la puntualidad de los asistentes. Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.
- Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Una agenda de contenidos es primordial en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.
- Acote los temas según lo agendado. “Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior”, sostiene Antonio Dieck, académico de la Universidad de Monterrey.
- Maneje la reunión con cuotas de humor. Esto con la intención de romper el hielo y hacer más amena la reunión, el expositor y líder de la reunión podrá equivocarse y divertirse, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de los temas.
- Evite los monólogos. Hacer la reunión dinámica y rápida, tocando únicamente los temas necesarios, pero dándole cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista, enriquecerá el encuentro y hará que éste no se vuelva monótono y aburrido.
- Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión.
- Tome nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.
Siguiendo todos estos pasos ten por seguro que tus reuniones de trabajo serán exitosas, pero si además cuentas con un área linda, cómoda y con la tecnología necesaria para sus reuniones el éxito será rotundo.
En IZA Business Centers contamos con salas de juntas para todo tipo de reuniones, desde una reunión para 2 personas hasta 100 personas, con más de 20 ubicaciones en las ciudades más importantes del país; México, Monterrey, Guadalajara y Tijuana.
Tipos de salas de juntas:
- Sala Ejecutiva. Sala de juntas ideal para pequeñas juntas de negocios. 2-6 personas.
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- Sala Lounge. Confortable para atender a tus visitas de manera informal y por cortos periodos.
- Auditorio. Un lugar ideal para las grandes reuniones, para cursos o para exposición de nuevos productos o servicios de tu empresa. 20-50 personas.
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Guerrero, B. (2010, January 22). 8 pasos para una reunión exitosa. Recuperado el 25 de marzo de 2015 de: http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa