Técnicas para mantener productividad y eficiencia en juntas laborales
22 feb 2021 Innovación Empresarial Por: Pedro Reyes
En la actualidad, la mayoría de las personas busca aprovechar su tiempo al máximo, evitando actividades que tomen gran cantidad de horas de su día. Las reuniones laborales pueden ser una gran inversión de tiempo, siempre y cuando, sean productivas. Ya sean reuniones presenciales o en línea, es importante conocer algunas técnicas que te ayudarán a dirigir las juntas de forma concisa y precisa.
¿Qué implica que una junta de trabajo sea eficiente?
Realizar reuniones laborales ofrece grandes ventajas como la facilidad de palabra, aclaración de dudas y la retroalimentación inmediata. De igual manera, hay factores como la comunicación no verbal y la reducción de distracciones, que fomentan la productividad y eficiencia dentro de una junta, ya sean presencial.
Sin embargo, es sumamente importante que se consideren los siguientes puntos antes de agendar una junta de trabajo para garantizar su eficiencia:
Determinar la necesidad de la reunión
Para conseguir la máxima productividad y eficiencia primero es necesario determinar cuál es el objetivo de la reunión, así como los temas que serán discutidos para conseguirlo. Esto permitirá plantear si realmente es necesario agendar la junta.La importancia de la reunión, el tema y los asistentes deben ser imprescindibles. De no ser así, la reunión puede ser llevada a cabo en otra ocasión o por otro medio. En la actualidad, el uso de herramientas como Zoom o Meet, permite la posibilidad de reunirse para llevar a cabo una reunión virtual, mucho más efectiva y productiva.
Limitar los participantes
Es importante tener en cuenta que entre mayor sea el número de invitados más complicado será controlar el flujo de la reunión. Por esta razón es conveniente invitar únicamente solo a aquellos colaboradores cuya presencia es esencial en la reunión. De esta manera las discusiones serán más breves.Avisar con antelación
Agendar con cada uno de los participantes en la reunión es primordial para evitar que alguno no pueda o cancele de imprevisto. De la misma forma es vital informar previamente sobre los puntos a tratar durante la junta para aumentar la eficiencia en las empresas. De hecho, el que los asistentes estén preparados, contribuirá a que puedan aportar información clave y precisa. Respetar la puntualidad
Las reuniones no deben interferir con la productividad en las empresas. Es necesario solicitar a todos los asistentes puntualidad para evitar contratiempos en las agendas de los demás. De la misma forma también es importante que se controle el flujo de la reunión para que esta termine a la hora pautada.Asignar un moderador conciso y eficaz
Una vez que todos los asistentes estén presentes, la persona encargada de dirigir la reunión debe ser clara y directa sobre los temas a tratar. De la misma manera es su labor asegurarse que la discusión no se desvíe del tema principal, así como fomentar la participación para garantizar una reunión de trabajo eficiente.Concluir repasando los puntos discutidos
Las buenas conclusiones siempre son claves para la eficiencia en las empresas. Por lo que justo antes de que finalice la reunión es indispensable que se realice un breve resumen sobre los puntos tratados, las decisiones tomadas y las responsabilidades de los presentes. De esta forma, todos los participantes tendrán claras sus tareas y podrán comenzar a trabajar en ellas sin perder tiempo. Mientras que gracias a esto también será más fácil iniciar una próxima reunión y conseguir que sea igual de productiva.
Técnicas para lograr una junta productiva o eficiente
Aunque respetar los puntos anteriores son vitales para lograr una junta de trabajo eficiente, también es cierto que no siempre es fácil lograrlo. En esos casos será de mucha utilidad valerse de técnicas creativas y dinámicas para que la junta sea lo más productiva posible.
1. Mantener una comunicación de “Ronda”
Ningún participante debe ser solo oyente ni tampoco abarcar toda la reunión exponiendo sus ideas. Por lo que fomentar una comunicación de ronda permite que la junta sea más dinámica. Permitiendo a todos los asistentes la oportunidad de hablar y emitir su opinión sobre el tema.
También es importante mantener un rango de tiempo en la participación de cada uno, para evitar la redundancia y respetar los horarios de la reunión. Esta técnica es recomendable para grupos pequeños con un tema en específico, y no hay que olvidar concluir la reunión con las ideas más importantes mencionadas durante la reunión.
2. Apoyar la reunión con mapas mentales
Algunas juntas creativas son muy difíciles de dirigir o de iniciar por la complejidad o la cantidad de temas a tratar. En estos casos una forma sencilla de dar inicio al desarrollo de una idea nueva o una lluvia de ideas, es por medio de un mapa mental que ayude a organizar muchos conceptos variados.
Puede haberse pensado de antemano y el moderador de la reunión puede modificarlo a medida que se vayan resolviendo los temas a discutir. Con este método se consigue orientar a los participantes de mejor manera, ayudándoles a estar en sintonía con todos los demás.
Además, al concluir la reunión ya estará planteado en el mapa todos los puntos discutidos, facilitando el resumen final.
3. Analizar el flujo de la reunión
Preguntar constantemente sobre el nivel de energía y comprensión de los asistentes es importante. Así se evita perder tiempo por tener que explicar un punto nuevamente.
Por ejemplo, valerse de la técnica de “pulgares arriba/abajo” es una muy buena forma de saber qué tan bien están comprendiendo los temas tratados o si están cómodos con el flujo de la reunión.
No hay que olvidar que lo más importante para la productividad en las empresas dentro de una reunión, es satisfacer las necesidades del equipo de trabajo. Así que lo primordial es conocer a los integrantes de la junta para saber qué técnica utilizar y cómo combinarlas.
Por otro lado, elegir los métodos más adecuados y el espacio de reunión, serán clave para que el equipo sea mucho más eficaz.
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