Conoce los tipos de comunicación en las empresas y cómo gestionarlas

Más allá del modelo de negocio, es esencial para una organización una buena comunicación empresarial. Multinacionales o pymes, todas requieren de coherencia en sus mensajes para enfocar los esfuerzos en un objetivo en común. 

Sin duda, el acto de comunicar dentro de una compañía puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Para entender bien su importancia empezaremos definiendo qué es exactamente en el entorno de los negocios. 

La comunicación en la organización es el proceso de transmisión de un mensaje o información que resulta relevante para la empresa. Aunque parezca un concepto básico, su aplicación puede ser incorrecta si no se gestiona adecuadamente. 

En este artículo conoceremos más sobre los diferentes tipos de comunicación empresarial que existen. Así como la forma más asertiva de manejarla dentro del entorno de una compañía:

Tipos de comunicación empresarial

Existen diferentes tipos de comunicación empresarial. A estas las podemos distinguir por las siguientes:

Comunicación formal o informal

Cuando un integrante de la organización tiene un nivel jerárquico dentro de la empresa debe usar la comunicación formal. Igualmente, si se trata hacía un inferior. Siempre haciendo uso de los canales establecidos por la empresa. 

La comunicación formal tratará los aspectos técnicos que se vinculen a las tareas de los empleados. Este tipo de comunicación empresarial es respetuosa y se centra en la razón y objetivo de la organización. 

Por su parte, la comunicación informal en el trabajo se caracteriza por ser mucho más flexible y natural. Van a estar centradas en las relaciones interpersonales, por lo que tiene un efecto en el bienestar laboral.

La comunicación informal en las empresas se caracteriza por ser mucho más natural y flexible. Su efecto dentro de la organización puede ser de bienestar.

Otro factor importante de la comunicación informal es que puede llegar a ser malinterpretada y trascender lo laboral. Es por esto que son muy complicadas de controlar dentro de la organización, por lo que se requiere de un mayor esfuerzo.

Comunicación interna o externa

El siguiente tipo de comunicación empresarial son las internas y externas. La primera es clave para que la empresa funcione correctamente y tenga una buena gestión de los recursos humanos. 

Entre los canales que se usan para la comunicación interna están: emails, revistas corporativas, manuales del empleado, entre otras. 

La comunicación externa, en cambio, es un elemento que se usa para la promoción de la empresa. Igualmente sirve para dar a conocerla, mejorar su imagen o resolver cualquier incidente. El objetivo es que la compañía se muestre confiable. 

Entre las comunicaciones empresariales externas se encuentran: las operativas, estratégicas y de notoriedad: 

• Estratégica: en este aspecto está involucrado el marketing. Por medio de este se emplean estrategias para posicionar a la marca dentro del mercado. Superando incluso a su competencia. 
• Operativa: actividad comunicativa que se centra en el desarrollo de los quehaceres diarios de la empresa.
• De notoriedad: es la información que la empresa divulga para darse a conocer. Igualmente puede ser para publicitar sus servicios o  productos.

Comunicación verbal u horizontal

El siguiente tipo de comunicación empresarial es el vertical. Este se divide en ascendente y descendente. El primero de ellos sucede cuando los subordinados informan algo a los miembros con una jerarquía superior. 

Dentro de la comunicación vertical también se encuentra la descendente. En este caso, es cuando los mandos superiores o de dirección comunican o informan algún requerimiento hacia sus trabajadores. 

Sin embargo, la comunicación empresarial también puede ser horizontal. Esta se desencadena entre los trabajadores que tienen un mismo nivel jerárquico en la institución. Podría ser formal o informal.  

¿Cómo gestionar una buena comunicación empresarial?

Ahora que conocemos más sobre la comunicación empresarial, es necesario profundizar en cómo gestionarla:

Genera empatía

Tener una actitud empática en la comunicación empresarial sirve para mejorar la comunicación. Esta consiste en observar y ponerse en el lugar del otro. De esta forma se encontrará el lenguaje adecuado para entablar una conversación. 

Muestra entusiasmo por el trabajo

Al hablar del trabajo con pasión se puede infundir seguridad en los colaboradores, impulsándolos a alcanzar tus mismas metas. Todo debido a que se tiene convicción y confianza en el trabajo del equipo, paso que es vital para alcanzar los objetivos comunes.

Por ejemplo, si estás desarrollando un proyecto dentro de tu empresa, lleva a cabo una reunión con tus empleados. Hazle saber el avance que se tiene, los hallazgos que identificaron y dales palabras de aliento que los anime a seguir. 

Es por lo anterior que, con un mensaje claro y reconociendo su trabajo se puede motivar a los empleados y satisfacerlos.

Haz seguimiento y repetición de los mensajes

Cuando lances un mensaje debe ser directo y claro, para evitar malos entendidos. Es por eso que les debes hacer un seguimiento para verificar que se entendió correctamente. Para esto, puedes usar la técnica de repetición. 

Aunque pueda parecer pesado, el reiterar la información ayudará a los que tengan alguna duda sobre tu mensaje. Además, transmitirá que estás dispuesto a resolver cualquier inquietud importante que tiene tu equipo de trabajo. 

Incentiva las actividades en grupo

Por último, puedes gestionar una buena comunicación empresarial por medio de técnicas que motiven el trabajo en equipo. Por ejemplo, actividades de reintegración, presentación, preguntas y respuestas. 

Igualmente, es importante que este tipo de actividades puedan hacerse manteniendo la sana distancia y asegurando la sociabilidad del equipo. Esto permite que los trabajadores se ven con otra cara y pueden limar asperezas.

El FlexTime para mejorar la comunicación empresarial

Considerando todo lo anterior, es necesario señalar que la comunicación empresarial también se transformó con la pandemia. Muchas empresas pasaron de estar en una oficina a trabajar remoto, por lo que la forma de comunicarse e intercambiar ideas cambió.

El trabajo híbrido, en este caso, representa una buena herramienta para mejorar la comunicación empresarial; debido a que permite aplicar diferentes canales como conversaciones personales, mails, videoconferencias, entre otros. 

Si tu empresa no se encuentra en oficina y hay muchas fricciones en el trabajo remoto, considera los siguientes beneficios:

Horarios flexibles

Las oficinas flexibles te permiten disponer de un horario acorde con tus necesidades. Podrás usar las instalaciones en el momento que lo necesites; ya sea que debas tener conversaciones privadas con tu equipo de trabajo o una videoconferencia con clientes. 

Una de las ventajas de las oficinas flexibles es que solo debes enfocarte en tu trabajo. Por ejemplo, en IZA Business Centers tienes a tu disposición espacios privados, salas de juntas. Asimismo, domicilio comercial, contestación personalizada a tus clientes y el manejo de tu correspondencia. 

Mayor adaptabilidad y satisfacción

Igualmente, la comunicación empresarial se beneficia de las oficinas flexibles debido a que son adaptables. Por ejemplo, pueden ser usadas para las reuniones donde se requiera que el mensaje se transmita de forma clara. 

Además, existen paquetes que incluyen oficinas privadas para que se fomente una buena comunicación en las tareas. Esto con el fin de que se tengan claros todos los procesos y acciones a realizar para alcanzar un objetivo. 

Trabajo por objetivos

Finalmente, con oficinas flexibles los trabajadores pueden llevar a las reuniones los puntos claves que necesitan ser tratados. De esta forma se pueden establecer las pautas a seguir para alcanzar los objetivos. 

Al implantar una dinámica que combina la presencialidad con la virtualidad existen diferentes opciones para manejar la comunicación empresarial. Lo ideal es que se aprovechen los canales de la empresa para que se usen correctamente.  

Sin duda, encontrar el equilibrio para mantener una buena comunicación empresarial es clave para el éxito. Un equipo con claridad de lenguaje, que sepa transmitir la información, es uno capaz de alcanzar sus metas. 

Además una oficina híbrida permite mantener una relación interpersonal sana, aclarar ideas en el momento y tener una respuesta inmediata. Característica que permite corregir errores rápidamente y mejorar los procesos. 

En IZA te ofrecemos FlexTime Office para que mejores la comunicación en tu empresa. En nuestras instalaciones solo necesitarás enfocarte en tu personal y transmitir efectivamente tus ideas. Nosotros haremos el resto.