Dos reglas que mejorarán tu productividad

Se estima que México fue el segundo país de Latinoamérica en adaptar rápidamente  el teletrabajo debido a la crisis sanitaria. De esta manera se dejaron los centros empresariales para trabajar desde casa. Sin embargo, el innovador teletrabajo no es tan perfecto como solía parecer, pues a muchos de los colaboradores se les ha dificultado mantener su productividad laboral, con este esquema. 

Este problema se genera porque, al tener la casa, como sustituto del centro de negocios, se dificulta la gestión del tiempo para las actividades laborales y separadas con las del hogar. Igualmente, aunque se quiera aprovechar el tiempo y realizar un trabajo eficiente, existen muchas distracciones en el hogar que hacen muy fácil perder la concentración.

Afortunadamente, existen diversas reglas o métodos que pueden agilizar el tiempo de trabajo y lograr equipos eficaces. Por ello, en este artículo se analizan dos metodologías que, con su aplicación en la vida diaria, te ayudarán a lograr un gran trabajo productivo y eficiente.

Regla 20.20.20: descanso y productividad

Realizar una misma actividad durante demasiado tiempo, genera desgaste, cansancio y disminuye la productividad laboral. Un ejemplo de esto se da al utilizar constantemente una pantalla, pues hacerlo genera fatiga e incomodidad para ver, que a largo plazo reduce la velocidad de trabajo. De allí surge la regla 20.20.20, que consiste básicamente en realizar pausas para tomar un descanso cada 20 minutos, con el propósito de mantener la vista relajada y reducir lo mejor posible el cansancio mental.

Una manera de laborar bajo esta regla es hacer una pausa luego de 20 minutos de trabajo para mirar hacia un objeto lejano durante 20 segundos, y después de los siguientes 20 minutos, volver a hacer una pausa para mirar a un objeto cercano durante 20 segundos.  

Otra forma de aplicar este innovador método es realizando durante 20 minutos actividades en la computadora o celular, para posteriormente cambiar durante los 20 siguientes a otra tarea en la que no se utilicen pantallas. Un ejemplo de ello es aprovechar para caminar, tomar agua o hacer estiramientos que permitan relajar el cuerpo.

Un consejo adicional es configurar una alarma en el teléfono para no olvidar cuándo realizar los cambios o tomar una pausa para un descanso, hasta que se vuelva un hábito natural.

¿Cuál es el efecto de la regla 20.20.20 para el trabajo productivo?

Aplicar la regla en tu rutina reducirá significativamente la fatiga visual, contribuyendo a que el cerebro se oxigene y se distraiga brevemente. Esto ayuda a que el trabajador no tenga ningún malestar durante sus labores para que pueda concentrarse más y por lo tanto aumente significativamente su productividad laboral alcanzando los resultados esperados.

¿Qué significa la regla 80/20?

Esta regla, también es conocida como la regla de Pareto debido a su autor, quien descubrió que existe una relación bajo los valores 80/20 en distintos ámbitos de la vida diaria. Algunos ejemplos donde este economista encontró nexos son:

• 20% de la población son propietarios del 80% de la tierra.

• 20% de los productos vendidos por una empresa representan el 80% de su facturación.

• 20% de las actividades de una persona representan el 80% de su tiempo.

• 80% de los resultados obtenidos proviene del 20% del esfuerzo invertido.

En este sentido, al realizar un breve autoanálisis del tiempo diario invertido, es posible descubrir que solo un 20% de las tareas realizadas son las que generan verdadero impacto y que producen la mayor cantidad de resultados.

Mientras que el 80% de las tareas restantes son labores de rutina que consumen una cantidad considerable de tiempo que, aunque pueden ser importantes, en realidad producen muy pocos resultados.

Regla 80/20 para la productividad

Al analizar el impacto de cada una de las tareas diarias, así como las horas del día en las que el trabajador se encuentra más activo mentalmente y consigue un mayor trabajo eficiente, se puede implementar esta regla.

Para ello, será importante priorizar las tareas que devuelven la mayor cantidad de resultados. Por ejemplo, si una persona es más eficiente en las mañanas, entonces, se deben dedicar ese momento del día a 20 tareas que representan el 80% de beneficios, con el propósito de obtener grandes resultados. 

El resto del tiempo se puede dedicar a las demás tareas que son menos urgentes. Inclusive, trabajar bajo esta modalidad ayuda a regular el estrés, ya que se atiende lo más urgente al mantener organizadas y calendarizadas las tareas, para entregar en tiempo y forma las labores. Finalmente es importante intentar reducir o eliminar aquellas actividades que no generan ningún resultado.

¿Por qué esta regla mejora la productividad?

Organizar y priorizar las tareas siguiendo la regla 80/20 permite obtener mejores resultados en las labores más relevantes del área, siendo clave para crear equipos eficaces. Además, impulsa al colaborador a seguir siendo productivo en las horas del día más calmadas, ya que se han asignado tareas menos importantes y exigentes en ese horario.

Ahora bien, al evaluar los resultados de las actividades se determinan las labores que no producen resultados significativos, a fin de dedicar ese tiempo a las tareas verdaderamente importantes. Entonces, no se trabajará menos, sino que se realizarán las labores de una forma más eficiente y productiva.

¿Cuáles son los beneficios de seguir las reglas?

Aplicar estas reglas o atajos en tu  vida diaria, facilita la gestión de tiempo de las actividades en cualquier actividad humana y establece las bases para crear hábitos saludables. Específicamente en el trabajo, permite gestionar mejor los descansos y el estrés para reducir el desgaste visual o mental diario que surge a raíz de las actividades que realizamos por un tiempo prolongado. Por ello, estas normas tienen el potencial de mejorar el bienestar del trabajador y su vida personal.

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