En la actualidad, el modelo de trabajo híbrido es uno de los más populares ya que combina lo mejor de la vida en oficina con las ventajas del trabajo remoto.
Sin embargo, esta forma de trabajar requiere de una planeación inteligente para poder ejercer tus actividades con la mayor productividad posible.
Esto puede sonar como un gran reto, pero más allá de trabajar horas extras, todo está en diseñar la rutina de trabajo ideal para sacar el máximo provecho de tus jornadas.
En este artículo encontrarás seis de nuestros mejores tips que te ayudarán a organizarte mejor, evitar el trabajo acumulado y volverte todo un experto en este nuevo modelo.
#1 Controla tu tiempo
Definir qué actividades realizar en la oficina y cuáles dejar para los días remotos te permitirá definir tus prioridades laborales, permitiéndote tomar el control de tu jornada.
¿Pero cómo lograrlo? Será importante tener en cuenta el tiempo que te toman las tareas habituales, así como tus prioridades y las características de cada una.
Por ejemplo, puedes aprovechar los días presenciales para reuniones con compañeros y reservar los días remotos para realizar reportes u otras tareas que requieran de mucha concentración.
Además, puedes apoyarte en herramientas de productividad disponibles en línea, que te permitirán mantener un récord de tus tareas y concentrar todo lo que necesitas en un solo lugar.
Al principio puede ser algo difícil de mantener, pero con pequeños ajustes irás mejorando tu productividad poco a poco.
#2 Crea rutinas
Somos seres de hábitos, por lo que crear rutinas y repetirlas por un tiempo nos facilitará el periodo de adaptación.
Es fundamental establecer tiempos de trabajo definidos para mantener un equilibrio entre tu vida personal y profesional, además de permitirle a tu equipo conocer tus horarios de disponibilidad.
Una buena idea es dedicar los primeros 20 minutos de cada mañana para revisar la agenda, atender la bandeja de correos, y organizar las tareas o reuniones del día.
También puedes agrupar tareas similares en bloques de tiempo, o establecer pequeños descansos de 10 minutos para relajarte y liberar estrés. Estas pausas te permitirán recuperar el bienestar y mantener un ritmo social saludable, tanto en la oficina como en casa.
#3 Organiza tu espacio de trabajo
Mantener un espacio de trabajo ordenado no solo tiene un efecto positivo en tu productividad, también fomenta tu creatividad y aleja el estrés.
Además te ayudará a transitar con mayor facilidad entre la oficina y tu espacio de trabajo en casa, sin perder nada en el camino. Prueba organizando el ambiente que te rodea.
Deshazte de todos esos papeles que ya no necesitas y coloca a tu alcance los elementos que utilizas con mayor frecuencia. Un escritorio despejado y bien organizado habla bien de tu profesionalismo.
Estos pequeños cambios marcan una gran diferencia porque nos recuerdan lo importante y nos motivan a ponerle más ganas a nuestras actividades laborales diarias.
#4 Organiza tu información
El modelo de trabajo híbrido ofrece múltiples beneficios, pero requiere de mantener una muy buena organización para que funcione con éxito.
Por eso deberás conservar sólo la información que realmente necesitas y descartar aquella que solo ocupa espacio, entorpeciendo tus procesos.
Organiza tus bases de datos, optimiza la estructura de tus carpetas digitales y dile adiós a esos archivos que ya no utilizas. Aprovecha las tecnologías y herramientas que la digitalización pone a tu alcance.
Un gestor documental, por ejemplo, podrá ayudarte a sustituir archivadores físicos por una carpeta en la nube. Hoy en día existen muchas opciones que te permitirán automatizar tareas, calendarizar reuniones, y mucho más.
Así, podrás realizar búsquedas con mayor facilidad y organizarlas en base a los criterios que mejor te convengan, como fechas, temas, prioridades, entre otros.
#5 Administra mejor tus reuniones
A menudo, las reuniones mal planificadas pueden hacer que se nos acumule el trabajo o que tengamos esa sensación de no avanzar, especialmente si es necesario llevarlas de forma presencial.
Es por esto que las reuniones deben administrarse de manera eficaz, teniendo siempre en mente optimizar el tiempo y aumentar la productividad.
Algunas recomendaciones son delimitar el tiempo de reunión, preparando con antelación la agenda a tratar. Existen herramientas online como Team Meeting Checklist que te permitirán repasar los elementos más importantes de la reunión.
#6 Mantente conectado con tu equipo
Otro aspecto clave para organizarte en tu vida profesional es estar en sincronía con tu equipo de trabajo. Una comunicación eficiente no solo te permitirá ahorrar tiempo, sino que también facilita el logro de los objetivos en conjunto.
Mantener todo documentado te permitirá consultar lo mencionado en reuniones o conversaciones breves cuando te encuentre en casa. Además podrás mencionar lo esencial la próxima vez que los veas en la oficina.
Hoy en día existen numerosas herramientas de comunicación que te permitirán estar en el mismo canal que tus compañeros e incentivar conexiones sociales, importantes para el bienestar mental.
Cada vez más empresas están adoptando este modelo de trabajo, buscando mejorar las condiciones de sus empleados, ofreciendo mayor flexibilidad y estabilidad. Sin embargo, todo cambio puede generar estrés, ansiedad y temor, especialmente cuando debes asistir a la oficina.
En IZA Business Centers entendemos la importancia de adaptarnos a las nuevas tendencias y modelos de trabajo, especialmente en tiempos donde el cambio es la norma. Por eso, ofrecemos espacios de trabajo diseñados para fomentar la productividad mientras te sientes como en casa.
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