El éxito de un buen equipo de trabajo se fundamenta en dos principios: establecer metas y elaborar un plan orientado al cumplimiento de ellas. Para lograrlo, es necesario que cada individuo diseñe una estrategia en la cual defina cómo aportar a los logros grupales.
La fórmula no funciona igual para todo el mundo. Cada persona debe conocerse a sí mismo y reconocer a qué horas del día logra concentrarse mejor, cuáles son sus principales elementos de distracción, o si necesita apoyarse con recordatorios y notificaciones para evitar que algún pendiente quede rezagado.
Enfocarse en la meta y apegarse al plan con disciplina, control y organización conducirán de manera efectiva al éxito.
A continuación, se mencionan algunos de los tips más importantes para mejorar la productividad en el trabajo.
1. Organizar las tareas asignadas
A la hora de organizar el plan es clave identificar con claridad cuáles son las actividades u obligaciones del día más importantes y aquellas que requieran ser entregadas con urgencia.
En este caso, las listas son herramientas de productividad laboral simples y a la vez potentes que ayudarán a cumplir tareas en plazos establecidos.
Se debe iniciar la lista tomando nota de los pendientes por hacer, dividiendo las tareas grandes en varios pasos y pautando un tiempo específico para cumplirlos. Es conveniente revisar y actualizar la lista una vez al día para evaluar los avances.
Un dato importante es no sobreplanificar y ser realista, dejando tiempo para imprevistos.
Para este punto, cada integrante debe definir cuáles son sus horarios más productivos. Una vez clasificadas las tareas según su importancia, es fundamental decidir en qué horas se realizarán según los tiempos más productivos del día.
Lo ideal es hacer una distribución donde se tome el tiempo suficiente para laborar y descansar cuando sea necesario, así se logrará mejores y más rápidos resultados.
2. Ejecutar un plan de acción
Es momento de actuar apegándose al plan y cumplir la agenda pautada en el tiempo previsto, cuidando que las tareas importantes no ocupen más de medio día, sino un par de horas.
Definir tiempos aumenta la productividad laboral porque condiciona a terminar más rápido. Por ello, es recomendable comenzar haciendo las tareas más fáciles.
Cumplir con el 20% de las actividades planificadas dará un 80% de los resultados. Siempre hay 1 o 2 actividades que al terminarlas dan un avance significativo hacia los objetivos, por lo que es trabajo de cada uno de los miembros del equipo averiguar cuáles son, en lugar de hacer tareas pequeñas que no los hacen productivos, sino que los mantienen ocupados.
En el caso de juntas o reuniones que no se puedan reemplazar con un mail, una llamada telefónica o una videoconferencia, un consejo útil es limitarlas a 20 o 30 minutos.
Una solución práctica es agrupar y programar reuniones similares, o pautarlas en la misma zona y el mismo día, ya sea todas al principio de la mañana o al final de la tarde.
3. Mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo
Cada uno de los involucrados en el proyecto debe tener claro cuáles son sus responsabilidades y el nivel de inmediatez que requiere para llevarlas a cabo.
Todos en el equipo de trabajo deben ir en la misma dirección y perseguir el mismo objetivo, tomando en cuenta que la culminación de tareas de uno puede ser el punto de partida del trabajo de otro.
Si bien es importante que, aunque cada uno tenga su planificación, se mantengan constantemente comunicados, ya sea por las redes sociales corporativas o por comunicación directa. Esto servirá para informar los avances propios como para conocer el de los demás miembros.
4. Reducir las interrupciones
Las distracciones constantes interfieren en la concentración del equipo y lo alejan de las tareas que deben realizar. De hecho, hacer varias cosas a la vez no es productivo.
Cada vez que se interrumpe algo para hacer otra cosa se pierde tiempo y concentración y al final se termina por dejar todo a medias. Es mejor elegir una tarea y concentrarse en ella hasta acabarla, o avanzarla según lo que se haya planificado ese día.
Por ejemplo, comunicarse vía e-mail, o realizar una llamada corta de unos 4 minutos, permitirá responder en el momento más conveniente y concretar el objetivo. Igualmente, desconectar las notificaciones, evitar responder el teléfono y los mensajes es lo ideal, a menos de que se trate de una emergencia.
5. Sacar provecho de las herramientas digitales disponibles
La tecnología ha puesto al alcance de todos herramientas y aplicaciones, como Google Calendar, Google Keep, Trello, Microsoft One Note, Skype, WhatsApp, entre otros, que facilitan la organización, gestión y comunicación entre cada uno de los miembros del equipo, monitoreando los alcances individuales y grupales.
Por ello, aprovechar efectivamente los dispositivos electrónicos hace al equipo más productivo y competitivo.
6. Tomar un tiempo para descansar
Un cuerpo y mente sanos son dos aspectos que nunca se deben omitir en el trabajo, ya que ambos afectan significativamente el rendimiento y productividad para el cumplimiento de las actividades laborales.
Así que cada uno deberá escuchar lo que le dice su cuerpo. Puede ser que por la carga de trabajo las ideas ya no fluyan con eficacia, provocando estados de estrés o ansiedad que perjudiquen la concentración.
Por esta razón, lo ideal es aprender a manejar las situaciones de estrés, y tomarse unos pequeños recesos para que el cuerpo y el cerebro puedan descansar y recargarse de nuevo.
Por ejemplo, tener una caminata de cinco minutos fuera de la zona de trabajo, así se relajarán los músculos y la mente se despejará. Asimismo, es relevante no saltarse las horas dedicadas a desayunar o comer, ya que estos alimentos son fuente de energía necesaria para sobrellevar el día laboral.
La productividad laboral no solo se trata de hacer más cosas, sino también hacerlas de la forma correcta. Entender el porqué de cada tarea ayuda al equipo a saber si lo que hacen los acerca a la meta.
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