¿Cómo implementar la metodología SCRUM en mi empresa?

La metodología scrum puede ser retadora si no se sabe bien cómo implementarla correctamente dentro de la organización.

De hecho, si un equipo de trabajo no la entiende es muy probable que abandone la gestión efectiva de los proyectos de la empresa.

Muchas veces se piensa en el trabajo en equipo como un proceso en el que hay pasos a seguir con una línea de producción clara, pero por lo general no es así. Sin embargo, existen opciones más creativas y claras para cumplir con las tareas diarias de cualquier empresa como lo hablaremos en este artículo. 

Si se piensa poner en práctica este tipo de metodología es mejor que descubramos el paso a paso de la metodología scrum. De esta forma podrás conseguir mejores resultados sin tener que sufrir en el proceso.

Metodología SCRUM o ágil en pocas palabras

La metodología scrum para proyectos puede ser aplicada en todo tipo de equipos, principalmente porque facilita la administración y estructuración del plan eficazmente. 

En pocas palabras, lo que se busca es que todos los colaboradores estén alineados en la administración del trabajo. Es por esto mismo que razón que la metodología scrum o ágil es muy sencilla.

Lo primero que se hace es crear los equipos de trabajo y repartir las tareas a realizar en una lista de entregables. Todo se organiza por el orden de prioridad. Los tiempos se dividen en ciclos, conocidos como sprints, que por lo general son de una semana. 

Ahora bien, los integrantes del equipo van a colaborar según los conocimientos individuales que tengan. Así mismo, el trabajo a realizar se optimizará por medio de reuniones al terminar cada sprint pautado. 

En general, el objetivo principal de la metodología scrum es aumentar la productividad y la calidad del producto o servicio que se ofrece. Lo que tiene un mayor impacto comercial para las empresas que lo implementan.

Características de la metodología SCRUM

Ya que tenemos una idea sobre la metodología scrum, hablemos sobre sus características:

• Logra organizar a los equipos de forma autónoma. En este tipo de metodología cada equipo de trabajo puede determinar la manera en la que se va a trabajar y establecer las metas. Estas a medida que se avance en el proyecto serán más complejas e implicarán un mayor aprendizaje.
• Incentiva el aprendizaje múltiple. Esta metodología hace que el equipo sea mucho más dinámico en la resolución de problemas por lo que exige mayor flexibilidad. Este ambiente potencia tanto el aprendizaje individual como el grupal debido a que se presentan situaciones retadoras que fortalecen los conocimientos teóricos y prácticos.
• Apoya a reducir tensiones. Debido a que no hay controles muy estructurados, un proyecto ágil o scrum incentiva el talento de los colaboradores; así da una mayor estabilidad y reduce tensiones.
• Incita a mantener un ambiente de trabajo abierto. Debido a que se incentiva la participación de todos los colaboradores, por medio de sus perspectivas, estos se sienten escuchados y recompensados por su desempeño.
• Gestiona los conflictos existentes en cada etapa. Esto debido a que se hace un constante seguimiento del proceso y ayuda a mantener los problemas o conflictos visibles para ser resueltos en el momento.

¿Cómo funciona?

Existen tres fases de la metodología scrum que son esenciales. Veamos cada una de ellas:

Inicio

En la fase inicial se estudiará y analizará el proyecto. Es por esto que se identificarán las necesidades básicas del sprint. Dentro de esta etapa se deben hacer las siguientes preguntas: 

• ¿Qué quiero?
• ¿Cómo lo quiero?
• ¿Cuándo lo quiero?

Planificación y estimación

En la segunda fase se deben seguir los siguientes pasos: 

• Crear y evaluar el proyecto a cumplir.
• Identificar y considerar tareas.
• Establecer el sprint backlog (es decir la suma de los objetivos del sprint) o iteración de tareas.

Durante esta fase de la metodología scrum es importante que se tenga una buena administración de los proyectos. La planificación y estimación del sprint va a ayudar a que se establezcan las metas fijas y se cumplan con los plazos. 

Es por lo anterior que esta es una de las fases más importantes; sobre todo para el master scrum, debido a que este es quien delega las tareas a cada grupo y estima el tiempo de entrega. 

Implementación

La tercera de las fases de la metodología scrum es la implementación del proyecto. Es decir, en esta etapa ocurren las reuniones donde se discuten los sprint y se explora cómo se puede optimizar el proceso. En este sentido, suceden los siguientes procesos:  

• Crear entregables.
• Realizar daily stand-up, es decir, actualizaciones diarias del proyecto. 
• Refinanciamiento del backlog priorizado del producto.

Revisión y retrospectiva

Cuando todo esté maquetado e implementado, se podrá hacer una revisión del proceso. En esta se deberá ser autocrítico y hacer una evaluación interna del grupo de colaboradores y el trabajo realizado. En este sentido, es importante que se hagan opiniones constructivas. 

Lanzamiento

La última fase del método scrum es el lanzamiento del proyecto. Es decir, el desenlace que se tiene y la entrega del mismo. Por lo que se deben cumplir con estas tareas: 

• Enviar entregables del proyecto.
• Entregar retrospectiva del proyecto.

¿Por qué la metodología SCRUM promueve la colaboración entre equipos?

Por medio de la metodología scrum, los equipos de trabajo tienen una relación abierta donde las ideas son escuchadas; esto promueve a que exista una colaboración entre cada uno de los miembros del equipo por lo que se trabaja con mayor agilidad y enriquecimiento de ideas. 

Sin la colaboración constante de los miembros del equipo no sería posible mantener la metodología scrum. Es por eso que se debe asegurar el contar con el ambiente propicio para el desarrollo de los proyectos.

Hay que tener presente que esta metodología les permite a los equipos alcanzar su potencial y aumentar la velocidad. Por lo tanto, cada uno de los procesos va a crear un ambiente de aprendizaje e introspección que resulta innovador y creativo.  

Se debe considerar que durante el proceso se tendrán reuniones con el equipo para evaluar el progreso que se tiene. Para ello hay alternativas en CDMX, como el FlexTime Office que permite reunirse con los colaboradores para alinear cada uno de los esfuerzos que están implementando.

Contar con un espacio para las reuniones hace que los colaboradores se sientan más cómodos y puedan ser escuchados en el momento necesario; esto motivará la participación de los miembros del equipo.

¿Cómo implementarla?

Ahora que sabes más sobre la metodología scrum para proyecto, es momento de empezar a implementarla. Para esto, puedes seguir el siguiente paso a paso:

1. Establecer quiénes van a desempeñar cada rol. Señalar cómo son los equipos de trabajo y establecer quién será el scrum master. Así mismo, cuáles son las necesidades a cubrir, los recursos que se disponen y los objetivos a alcanzar.
2. Conocer la visión del producto u objetivo, con los parámetros que se necesita. Esto ayudará a que se decidan las metas globales dentro de cada sprint.
3. Junto a todo el equipo, determinar los criterios de las tareas realizadas y la forma en la que se trabaja.
4. Una vez que empiece el proyecto, mantener una reunión diaria para saber el avance del día anterior; además cuáles son las dificultades que se tienen y qué se hará ese día.
5. Evaluar el desempeño de cada sprint, tanto con el producto que se desarrolla como la forma en la que se hace el trabajo. Una vez que todo se haya completado y el producto esté terminado, se deberá implementar los criterios del trabajo realizado establecido anteriormente.
6. Aprender y prepararse para otros proyectos. Ya cuando el producto está listo y es aprobado es momento de hacerse preguntas para asegurar un aprendizaje. Por ejemplo: ¿Cuáles fueron los sprints más productivos y por qué? ¿Cómo sucedieron los mejores hallazgos? ¿Cuál fue la clave del éxito?

En conclusión, la metodología scrum para proyectos no solo hace que tu equipo aumente su productividad y compromiso; también permite que desarrollen un aprendizaje constante basado en la colaboración y el análisis de las tareas realizadas. 

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