Método GTD: para un trabajo más productivo y eficiente

¿Eres de los que siempre deja todo para el último momento? ¿Tienes la sensación de que apenas eres capaz de cumplir con tus obligaciones?

 Entonces, eres el candidato perfecto para probar el método GTD. Esta metodología es una de las más efectivas cuando se trata de estrategias para gestionar actividades y aumentar la productividad.

El método GTD se desarrolla en cinco etapas que deben ejecutarse en un orden determinado. En este artículo te contamos cómo implementarlo.

¿Qué es el método GTD?

GTD es un acrónimo en inglés de Getting Things Done, que significa conseguir hacer las cosas. Esta metodología es un marco de trabajo que permite organizar y realizar un seguimiento de diferentes tareas y proyectos de manera eficiente.

El método GTD ayuda a gestionar y completar actividades sin estrés y mediante un sistema integral de listas y calendarios.

Al implementarlo no tendrás que preocuparte por olvidar un plazo o una tarea importante; en lugar de eso, podrás responder a la información que te llegue tranquilamente y priorizar tu tiempo con mayor eficiencia.

Pasos para organizarte con el método GTD

El método está compuesto por cinco sencillas prácticas para sistematizar el desorden en tu cerebro y lograr que las cosas se hagan. A continuación, enlistamos los cinco pasos del método GTD que te prepararán para el éxito:

Recopilar

Lo primero es recopilar toda la información de nuestra mente relacionada con tareas pendientes, citas y proyectos. El objetivo es almacenarla en diferentes herramientas como libretas, pizarras, cajas o apps de to do-list.

Este primer paso puede tardar varios días cuando empecemos a utilizar el método GTD. Después de eso, simplemente tendremos que agregar nuevas tareas, citas e ideas a medida que surjan. La ventaja es que este paso apenas toma unos pocos minutos.

Procesar

Una vez que hayas recopilado toda la información, necesitas procesarla. Durante este paso, convertirás la información en acciones concretas, notas detalladas o contexto relevante.

Para poder procesar estos datos, asegúrate de que cada elemento tenga suficiente información, por ejemplo:

• Un título que indique una acción concreta (te recomendamos empezar la frase con un verbo).
• Documentos, archivos o colaboradores que deban estar involucrados en el trabajo.
• Lista de tareas pendientes y objetivos.

Todo el contexto asociado. Por ejemplo, la etapa en la que se encuentra el trabajo, el presupuesto, las horas de trabajo estimadas y la prioridad de la tarea.

Organizar

Al momento de procesar la información, también debes organizarla. Durante este paso, mueve los elementos a los proyectos correspondientes en tu herramienta de gestión del trabajo.

Los proyectos son como carpetas virtuales en donde se almacena toda la información relevante. Al organizar y trasladar las tareas pendientes a los proyectos adecuados, conviertes las “cosas” en acciones concretas.

A la hora de organizar, el uso de un calendario es una buena estrategia. Incluye solo citas específicas y marca las siguientes a ejecutar a manera de recordatorio. 

Revisar

El método GTD no implica simplemente agregar tareas a una lista y luego olvidarnos. Por el contrario, debes revisar con frecuencia tus tareas y volver a establecer las prioridades si es necesario; por eso es importante comprender claramente la prioridad de cada trabajo.

Comprender la prioridad de cada tarea te permitirá reorganizar el trabajo y realizar cambios en las prioridades con mayor facilidad.

¿Cuándo debemos revisar el trabajo? Lo ideal es hacerlo dos veces al día, al principio y al final de cada día; de esta manera, podrás empezar el día con la mente despejada, sin sentir que necesitas revisar y reorganizar constantemente tu lista de tareas pendientes y tu calendario diario.

El método GTD está diseñado para aliviar la carga mental; por lo tanto, asegúrate de no revisar el trabajo con demasiada frecuencia, ya que se perdería el propósito.

Hacer

En el método GTD, este es el paso en donde realizas la mayor parte del trabajo. En este nivel ya has despejado tu mente y organizado todas las tareas.

Si no estás seguro de por dónde empezar, toma en cuenta las consideraciones que enlistamos aquí. Luego, selecciona la tarea que mejor se adapte a tu situación actual.

• Prioridad: ¿Qué tareas tienen mayor prioridad? ¿Qué es lo que tiene que estar hecho para hoy sin falta?
• Disponibilidad: ¿Cuánto tiempo tienes ahora? Lo ideal sería que selecciones aquellas tareas que puedas hacer en el tiempo que tienes disponible, para que no tengas que dejar nada por la mitad.
• Energía disponible: ¿Cómo te sientes? Es importante considerar no solo la capacidad teórica, sino también la capacidad real. Tal vez no te sientas con energía para escribir ese artículo para el blog que necesitas hacer.

Podrías forzarte a hacerlo, pero te tomaría el doble de tiempo que de costumbre; en cambio, intenta abordar alguna otra tarea más pequeña o de menor prioridad, para que te ayude a animarte y recuperar tu energía.

Ventajas de aplicar el sistema GTD

Entre las ventajas de la metodología GTD encontramos las siguientes:

• Menos estrés: Cuando tienes un marco claro para sacarte las cosas de la cabeza y organizar tus ideas, un efecto secundario natural es que te sientes menos estresado.
• Más claridad: El enfoque GTD también le brinda más claridad; cuando hayas escrito todas tus tareas e ideas y puedas verlas frente a ti, será más fácil priorizar tus responsabilidades y comprender mejor qué debe hacerse y cuándo.
• Mayor concentración: Gracias a este método podemos desempeñar mejor el trabajo. Nos resultará más fácil concentrarnos en la tarea en cuestión y no tendremos preocupaciones de fondo, ya que dispondremos de un plan estipulado.

El método GTD es un método flexible y fácil de implementar que reduce la carga en tu cerebro y te ayuda a realizar un trabajo de mayor impacto. Si bien este método requiere de un esfuerzo inicial, con el tiempo y con práctica se convierte en algo fluido y natural.

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